Zarządzanie zadaniami i podwykonawcami: Przegląd

Czym jest zarządzanie zadaniami i podwykonawcami

Zarządzanie zadaniami w projekcie budowlanym to przekazywanie pracy osobom, które ją wykonują, oraz nadzór nad tym, czy została wykonana. Zadaniem może być polecenie dla podwykonawcy, ustalenie z narady koordynacyjnej, prace przygotowawcze dla kolejnej branży albo prośba skierowana do własnego zespołu. Każde z nich potrzebuje odpowiedzialnej strony, terminu i statusu, który wszyscy widzą.

Większość osób wykonujących pracę nie jest Twoimi pracownikami. To podwykonawcy z własnymi brygadzistami, własnymi priorytetami i kilkoma innymi budowami. Kierownik budowy generalnego wykonawcy musi w każdej chwili wiedzieć, które zadania są otwarte, które przeterminowane i który podwykonawca ma opóźnienie, bez obdzwaniania wszystkich.

Zarządzanie zadaniami jest bliskie zarządzaniu usterkami i oba korzystają z tych samych funkcji. Różnica polega na tym, skąd pochodzi praca. Usterka to coś nieprawidłowego w już wykonanej pracy. Zadanie to praca, która dopiero musi zostać wykonana. Więcej informacji znajdziesz w Defect Management: Overview.

Skąd pochodzą zadania

• Z narady koordynacyjnej. Każda narada kończy się listą ustaleń: kto, co i do kiedy.
• Z harmonogramu. Prace z najbliższych tygodni są rozbijane na konkretne zadania dla każdej branży.
• Z obchodów budowy. Kierownik budowy widzi coś, co trzeba zrobić, na przykład brak zabezpieczenia krawędzi albo materiał blokujący drogę dojazdową.
• Z poleceń inwestora lub architekta, przekazywanych branży, która musi je wykonać.
• Z próśb między branżami, na przykład elektryk potrzebuje zamknięcia suchej zabudowy z jednej strony przed ułożeniem kabli.

Terminologia

Niezależnie od nazwy zadania zapis musi odpowiadać na te same pytania: co trzeba zrobić, gdzie, kto, do kiedy i czy zostało to zrobione.

Co obejmuje PlanRadar

Zadanie w PlanRadar to zgłoszenie. Zgłoszenie zawiera opis, lokalizację na planie, wykonawcę zadania, termin, priorytet, status i procent postępu. Wykonawca zadania, czyli użytkownik lub grupa, otrzymuje powiadomienie e-mail i push, gdy tylko zgłoszenie zostanie przypisane, a przed terminem dostaje przypomnienie zgodnie ze swoimi ustawieniami powiadomień. Komentarze i zdjęcia w zgłoszeniu utrzymują rozmowę o zadaniu w jednym miejscu, a każda zmiana jest zapisywana w dzienniku zgłoszenia.

Podwykonawcy są w PlanRadar bezpłatni. Zaproś brygadzistów każdej firmy podwykonawczej i przypisuj zgłoszenia do grupy dla każdej firmy. Każda firma widzi tylko przypisane do niej zgłoszenia.

PlanRadar nie ustala natomiast priorytetów między branżami ani nie egzekwuje umowy podwykonawczej. Dostarcza każde zadanie do właściwej firmy, pokazuje termin i to, kto ma opóźnienie, aby rozmowa na naradzie koordynacyjnej zaczynała się od faktów.

Role i przepływ pracy

Role

Podwykonawcy widzą tylko zgłoszenia przypisane do nich lub do grupy, do której należą. Mogą zmieniać status i postęp, wypełniać pola listy kontrolnej, jeśli mają uprawnienia do edycji odpowiedniego pola, pisać komentarze i dodawać zdjęcia. Mogą ustawić zgłoszenie na Rozwiązane, ale nie na Zamknięte, i nie mogą tworzyć zgłoszeń ani edytować innych pól. Więcej informacji znajdziesz w Typy użytkowników.

Przepływ pracy

Proces przebiega w czterech etapach: konfiguracja, przypisanie, wykonanie, kontrola realizacji.

1. Konfiguracja. Kierownik projektu tworzy formularz Zadanie i listę Branża, tworzy jedną grupę na każdą firmę podwykonawczą i dodaje grupy do projektu.
2. Przypisanie. Po każdej naradzie koordynacyjnej i obchodzie budowy kierownik budowy tworzy zgłoszenie dla każdego zadania, na planie w miejscu, gdzie jest praca, i przypisuje je do grupy firmy z terminem. Firma otrzymuje powiadomienie.
3. Wykonanie. Brygadzista podwykonawcy ustawia zgłoszenie na W toku, aktualizuje postęp, zadaje pytania w komentarzach i po zakończeniu ustawia Rozwiązane ze zdjęciem.
4. Kontrola realizacji. Kierownik budowy sprawdza rozwiązane zgłoszenia i je zamyka. Przed każdą naradą koordynacyjną filtruje otwarte i przeterminowane zgłoszenia każdej firmy i wysyła każdej z nich jej listę.

Każdy etap jest opisany w Zarządzanie zadaniami i podwykonawcami: Przepływy pracy w PlanRadar.

Przykład w tych artykułach

Generalny wykonawca w ciągu pięciu miesięcy wykańcza cztery piętra budynku biurowego dla nowego najemcy. Na budowie pracuje osiem firm podwykonawczych: suche zabudowy, sufity, instalacje elektryczne, HVAC, instalacje sanitarne, posadzki, stolarka i malowanie. Narada koordynacyjna odbywa się w każdy wtorek. Kierownik budowy tworzy ustalenia z narady jako zgłoszenia i dodaje zadania z codziennego obchodu budowy. Kierownik projektu najemcy śledzi postęp jako obserwator.

Przykład używa jednego formularza o nazwie Zadanie dla wszystkich branż, listy Branża, jednego planu na piętro i jednej grupy na każdą firmę podwykonawczą. Tam, gdzie decyzję można rozsądnie podjąć inaczej, krótka uwaga wskazuje alternatywę.

Planowanie konfiguracji zarządzania zadaniami

Użytkownicy podwykonawcy czy użytkownicy wewnętrzni?

To pierwsza decyzja, ponieważ określa, co każda firma może widzieć i robić.

Więcej informacji znajdziesz w Typy użytkowników i Uprawnienia.

Przypisać do osoby czy do firmy?

Przypisuj do grupy użytkowników dla każdej firmy, a nie do jednej osoby. Wtedy każdy w firmie może podjąć zgłoszenie, a zmiana brygadzisty nie zostawia zgłoszeń bez nikogo. Zgłoszenie ma jednego wykonawcę zadania, którym może być użytkownik lub grupa. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i zarządzanie grupami i Ustawianie cesjonariusza i odbiorców biletu.

Pola Odbiorca (CC) używaj dla osób, które muszą śledzić zadanie, ale go nie wykonują, na przykład przedstawiciela inwestora przy zadaniu wynikającym z jego polecenia. Odbiorcy są informowani o aktywności w zgłoszeniu zgodnie ze swoimi ustawieniami powiadomień.

Jakich list potrzebujesz?

• Branża. Do której branży należy zadanie. Nawet gdy wykonawca zadania wskazuje już firmę, lista branż zapewnia porównywalność statystyk między projektami, w których branże wykonują różne firmy.
• Źródło. Skąd pochodzi zadanie: Narada koordynacyjna, Obchód budowy, Polecenie inwestora, Harmonogram. Opcjonalne, ale pokazuje później, ile pracy wynikło z poleceń, a nie z planu.

Do określania pilności używaj wbudowanego pola Priorytet zamiast listy. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i edycja list i Typy pól.

Jedno zgłoszenie na zadanie czy podzgłoszenia?

Trzymaj się prostej zasady: jedno zgłoszenie, jeden wykonawca zadania, jeden termin. Zadanie, które wymaga trzech branż, to trzy zgłoszenia.

Gdy te trzy zgłoszenia należą do siebie, użyj podzgłoszeń: zgłoszenia nadrzędnego dla całego zadania, na przykład „Przygotować salę konferencyjną 2.14 dla instalatora AV najemcy”, z jednym podzgłoszeniem na branżę. Zgłoszenie nadrzędne pokazuje podzgłoszenia i ich status na jednej liście. Formularz podzgłoszenia potrzebuje pola Zadanie nadrzędne. Więcej informacji znajdziesz w Proszę używać biletów cząstkowych.

Ten sam wzorzec sprawdza się przy naradzie koordynacyjnej: jedno zgłoszenie na naradę z protokołem i jedno podzgłoszenie na każde ustalenie, przypisane do odpowiedzialnej firmy. Podzgłoszenia nie są wyświetlane w harmonogramie.

Jak pilnować terminów?

• Ustaw termin w każdym zadaniu. Zadanie bez terminu nie pojawia się na żadnej liście przeterminowanych.
• Wykonawca zadania i odbiorcy dostają przypomnienie przed terminem zgodnie z ustawieniami powiadomień każdego użytkownika. Więcej informacji znajdziesz w Ustawianie terminu płatności lub daty przedłużenia biletu i Konfiguracja powiadomień e-mail.
• Poproś każdego podwykonawcę, aby ustawił powiadomienia e-mail na natychmiastowe zamiast jednej wiadomości dziennie, żeby pilne zadanie nie czekało do następnego ranka.
• Przed każdą naradą koordynacyjną przefiltruj przeterminowane zgłoszenia za pomocą filtra Zaległe o co najmniej i przejdź przez listę dla każdej firmy.

Kto widział zadanie?

Twórca zgłoszenia widzi potwierdzenie odczytu obok wykonawcy zadania: symbol oka, przekreślony, dopóki wykonawca nie otworzy zgłoszenia. Odpowiada to na pytanie „czy widziałeś moje zadanie?” bez telefonu. Gdy zgłoszenie jest przypisane do grupy, oko pokazuje, czy lider grupy je otworzył. Wykonawcy zadań mogą wyłączyć potwierdzenia odczytu w swoich ustawieniach, więc przekreślone oko nie zawsze oznacza, że zgłoszenie nie zostało otwarte.

Aby wyświetlić każde zadanie, którego wykonawca jeszcze nie otworzył, przefiltruj według Nieprzeczytane przez wykonawcę zadania. Więcej informacji znajdziesz w Wyświetlanie odczytanych pokwitowań biletów i Proszę filtrować bilety.

Czego unikać

• Przypisywania do brygadzisty zamiast do firmy. Gdy brygadzista się zmieni, zgłoszenia zostają bez opiekuna.
• Kilku zadań w jednym zgłoszeniu. „Elektryka: punkty 1 do 7 z narady” nie może być w połowie wykonane, w połowie przeterminowane i częściowo zamknięte.
• Zadań bez terminu. Nigdy nie pojawią się jako przeterminowane.
• Pozwalania branży na zamykanie własnych zadań. Rozwiązane oznacza, że branża zgłasza wykonanie. Zamknięte oznacza, że to sprawdziłeś.
• Wysyłania listy zadań e-mailem zamiast przypisywania zgłoszeń. Wiadomość jest nieaktualna już następnego ranka.
• Trzymania ustaleń tylko w protokole z narady. Jeśli ustalenie nie jest zgłoszeniem, nikt nie dostanie o nim przypomnienia.

Wsparcie AI w zarządzaniu zadaniami i podwykonawcami

Agent weryfikacji zadań po ich realizacji tworzy podzgłoszenie kontrolne z tym samym formularzem co rozwiązane zadanie, więc formularz Zadanie potrzebuje pola Zadanie nadrzędne. Zadanie, które już jest podzgłoszeniem, na przykład ustalenie pod zgłoszeniem narady, nie może mieć własnego podzgłoszenia.

Agent AI tworzy wyłącznie zgłoszenie, komentarz lub wiadomość e-mail. Nie może zmienić, przypisać ponownie, zamknąć ani usunąć zgłoszenia. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie agentów AI i zarządzanie nimi.

Kroki zarządzania zadaniami i podwykonawcami w PlanRadar

Zarządzanie zadaniami i podwykonawcami: Przepływy pracy w PlanRadar opisuje każdy etap: konfigurację formularza, list i grup, tworzenie i przypisywanie zadań po naradzie koordynacyjnej i obchodzie budowy, pracę nad nimi jako podwykonawca oraz kontrolę przeterminowanych zadań każdej firmy.

Dodatkowe możliwości

• Dodaj zadania do harmonogramu projektu, aby ich status i postęp sumowały się w fazach. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie, dodawanie lub usuwanie biletów z harmonogramu.
• Przeglądaj zadania według terminu w widoku kalendarza. Więcej informacji znajdziesz w Widok kalendarza biletów.
• Przed naradą koordynacyjną wyślij każdemu podwykonawcy jego otwarte zadania jako raport zgłoszeń w PDF. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie raportu biletu (PDF).
• Porównuj firmy w Statystykach, na przykład liczbę zgłoszeń według statusu i wykonawcy zadania. Więcej informacji znajdziesz w Statystyki.
• Zmień wykonawcę zadania lub termin wielu zgłoszeń naraz. Więcej informacji znajdziesz w Edycja wielu biletów jednocześnie w aplikacji internetowej.
• Używaj tych samych grup i formularza w każdym projekcie. Więcej informacji znajdziesz w Korzystanie z szablonów projektów w aplikacji internetowej.