Gestión de tareas y subcontratistas: Visión general

Acerca de la gestión de tareas y subcontratistas

La gestión de tareas en un proyecto de construcción consiste en delegar el trabajo en quienes lo hacen y supervisar si se ha hecho. Una tarea puede ser una instrucción a un subcontratista, un punto de acción de la reunión de obra, un trabajo preparatorio para el siguiente gremio o una petición a su propio equipo. Cada una necesita un responsable, un plazo y un estado que todos puedan ver.

La mayoría de las personas que hacen el trabajo no son empleados suyos. Son subcontratistas con sus propios encargados, sus propias prioridades y varias obras más. El jefe de obra del contratista general necesita saber en todo momento qué tareas están abiertas, cuáles están atrasadas y qué subcontratista va retrasado, sin tener que llamar a todos por teléfono.

La gestión de tareas está muy cerca de la gestión de defectos, y ambas usan las mismas funciones. La diferencia está en el origen del trabajo. Un defecto es algo que está mal en un trabajo ya hecho. Una tarea es un trabajo que todavía hay que hacer. Lea más en Defect Management: Overview.

De dónde vienen las tareas

• La reunión de obra. Cada reunión de coordinación termina con una lista de puntos de acción: quién hace qué y para cuándo.
• El cronograma. Las próximas semanas de trabajo se desglosan en tareas concretas por especialidad.
• Las visitas de obra. El jefe de obra ve algo que hay que hacer, por ejemplo una protección de borde que falta o material que bloquea un acceso.
• Instrucciones del cliente o del arquitecto, que se transmiten a la especialidad que tiene que actuar.
• Peticiones entre especialidades, por ejemplo el electricista necesita que la tabiquería seca esté cerrada por una cara antes de cablear.

Terminología

Se llame como se llame la tarea, el registro tiene que responder a las mismas preguntas: qué hay que hacer, dónde, quién, para cuándo y si está hecho.

Qué cubre PlanRadar

Una tarea en PlanRadar es un ticket. El ticket contiene la descripción, la ubicación en el plano, el responsable asignado, una fecha de vencimiento, una prioridad, un estado y un porcentaje de progreso. El responsable asignado, un usuario o un grupo, recibe un aviso por correo electrónico y una notificación push en cuanto se le asigna el ticket, y recibe un recordatorio antes de la fecha de vencimiento según su configuración de notificaciones. Los comentarios y las fotos en el ticket mantienen en un solo lugar la conversación sobre la tarea, y cada cambio queda registrado en el diario del ticket.

Los subcontratistas son gratuitos en PlanRadar. Invite a los encargados de cada empresa subcontratista y asigne los tickets a un grupo por empresa. Cada empresa ve solo los tickets que tiene asignados.

Lo que PlanRadar no hace es decidir las prioridades entre especialidades ni hacer cumplir el subcontrato. Hace llegar cada tarea a la empresa correcta, hace visible el plazo y muestra quién va retrasado, para que la conversación en la reunión de obra parta de hechos.

Roles y flujo de trabajo

Roles

Los subcontratistas solo ven los tickets asignados a ellos o a un grupo al que pertenecen. Pueden cambiar el estado y el progreso, rellenar campos de lista de control si tienen permiso de edición para el campo correspondiente, escribir comentarios y añadir fotos. Pueden poner un ticket en Resuelto, pero no en Cerrado, y no pueden crear tickets ni editar otros campos. Lea más en Tipos de usuario.

Flujo de trabajo

El proceso tiene cuatro etapas: configurar, asignar, trabajar, hacer el seguimiento.

1. Configurar. El jefe de proyecto crea el formulario Tarea y la lista Especialidad, crea un grupo por empresa subcontratista y añade los grupos al proyecto.
2. Asignar. Después de cada reunión de obra y cada visita de obra, el jefe de obra crea un ticket por tarea, en el plano donde está el trabajo, y lo asigna al grupo de la empresa con una fecha de vencimiento. La empresa recibe un aviso.
3. Trabajar. El encargado del subcontratista pone el ticket en En curso, actualiza el progreso, hace preguntas en los comentarios y pone Resuelto con una foto cuando termina.
4. Hacer el seguimiento. El jefe de obra revisa los tickets resueltos y los cierra. Antes de cada reunión de obra, filtra los tickets abiertos y atrasados por empresa y envía a cada una su lista.

Cada etapa se explica en Gestión de tareas y subcontratistas: Workflows en PlanRadar.

El ejemplo de estos artículos

Un contratista general acondiciona cuatro plantas de un edificio de oficinas para un nuevo inquilino en cinco meses. Ocho empresas subcontratistas trabajan en la obra: tabiquería seca, techos, electricidad, climatización, fontanería, pavimentos, carpintería y pintura. Cada martes hay una reunión de coordinación. El jefe de obra crea como tickets los puntos de acción de la reunión y añade tareas de la visita diaria de obra. El jefe de proyecto del inquilino sigue el avance como observador.

El ejemplo usa un formulario llamado Tarea para todas las especialidades, una lista Especialidad, un plano por planta y un grupo por empresa subcontratista. Cuando una decisión podría tomarse razonablemente de otra manera, una breve nota indica la alternativa.

Planificar la configuración de la gestión de tareas

¿Usuarios subcontratistas o usuarios internos?

Esta es la primera decisión, porque determina lo que cada empresa puede ver y hacer.

Lea más en Tipos de usuario y Permisos.

¿Asignar a una persona o a una empresa?

Asigne a un grupo de usuarios por empresa en lugar de a una persona. Así cualquiera de la empresa puede hacerse cargo del ticket, y un cambio de encargado no deja tickets sin nadie. Un ticket tiene un responsable asignado, que puede ser un usuario o un grupo. Lea más en Crear y gestionar grupos y Establecer el cesionario y los receptores de un billete.

Use el campo Destinatario en copia (en CC) para las personas que necesitan seguir la tarea sin hacerla, por ejemplo el representante del cliente en una tarea que surgió de su instrucción. Los destinatarios reciben información sobre la actividad del ticket, según su configuración de notificaciones.

¿Qué listas necesita?

• Especialidad. A qué especialidad pertenece la tarea. Aunque el responsable asignado ya indique la empresa, la lista de especialidades mantiene las estadísticas comparables entre proyectos en los que las especialidades las ejecutan empresas distintas.
• Origen. De dónde viene la tarea: Reunión de obra, Visita de obra, Instrucción del cliente, Cronograma. Es opcional, pero muestra después cuánto trabajo vino de instrucciones y no de la planificación.

Use el campo predefinido Prioridad para la urgencia en lugar de una lista. Lea más en Crear y editar listas y Tipos de campo.

¿Un ticket por tarea o subtickets?

Mantenga una regla sencilla: un ticket, un responsable asignado, un plazo. Una tarea que necesita tres especialidades son tres tickets.

Cuando las tres van juntas, use subtickets: un ticket principal para la tarea global, por ejemplo "Preparar la sala de reuniones 2.14 para el instalador audiovisual del inquilino", con un subticket por especialidad. El ticket principal muestra los subtickets y su estado en una lista. El formulario del subticket necesita el campo Ticket principal. Lea más en Utilizar subbilletes.

El mismo patrón sirve para la reunión de obra: un ticket por reunión con el acta, y un subticket por punto de acción, cada uno asignado a la empresa responsable. Los subtickets no se muestran en un cronograma.

¿Cómo se hace el seguimiento de los plazos?

• Ponga una fecha de vencimiento en cada tarea. Una tarea sin plazo no aparece en ninguna lista de atrasados.
• El responsable asignado y los destinatarios reciben un recordatorio antes de la fecha de vencimiento, según la configuración de notificaciones de cada usuario. Lea más en Establecer una fecha de vencimiento o de prórroga para un ticket y Configurar las notificaciones por correo electrónico.
• Pida a cada subcontratista que configure las notificaciones por correo electrónico como inmediatas en lugar de un correo al día, para que una tarea urgente no espere hasta la mañana siguiente.
• Antes de cada reunión de obra, filtre los tickets atrasados con el filtro Atrasado al menos y repase la lista por empresa.

¿Quién ha visto la tarea?

El creador de un ticket ve una confirmación de lectura junto al responsable asignado: un símbolo de ojo, tachado mientras el responsable asignado no ha abierto el ticket. Responde a "¿has visto mi tarea?" sin una llamada. Cuando el ticket está asignado a un grupo, el ojo muestra si el responsable del grupo lo ha abierto. Los responsables asignados pueden desactivar las confirmaciones de lectura en su configuración, así que un ojo tachado no siempre significa que el ticket no se haya abierto.

Para listar todas las tareas que el responsable asignado todavía no ha abierto, filtre por La persona asignada aún no lo ha leído. Lea más en Ver recibos de lectura de entradas y Filtrar entradas.

Qué evitar

• Asignar al encargado en lugar de a la empresa. Cuando cambia el encargado, los tickets se quedan huérfanos.
• Varias tareas en un ticket. "Electricidad: puntos 1 a 7 de la reunión" no puede estar medio hecho, medio atrasado y en parte cerrado.
• Tareas sin fecha de vencimiento. Nunca aparecen como atrasadas.
• Dejar que la especialidad cierre su propia tarea. Resuelto significa que la especialidad dice que está hecho. Cerrado significa que usted lo ha comprobado.
• Enviar la lista de tareas por correo electrónico en lugar de asignar tickets. El correo está desactualizado a la mañana siguiente.
• Dejar los puntos de acción solo en el acta de la reunión. Si un punto de acción no es un ticket, nadie recibe un recordatorio.

Soporte de IA para la gestión de tareas y subcontratistas

El Agente de verificación de resolución crea el subticket de comprobación con el mismo formulario que la tarea resuelta, así que el formulario Tarea necesita el campo Ticket principal. Una tarea que ya es un subticket, por ejemplo un punto de acción bajo un ticket de reunión, no puede tener un subticket propio.

Un agente de IA solo crea un ticket, un comentario o un correo electrónico. No puede cambiar, reasignar, cerrar ni eliminar un ticket. Lea más en Crear y gestionar sus agentes de IA.

Pasos para gestionar tareas y subcontratistas en PlanRadar

Gestión de tareas y subcontratistas: Workflows en PlanRadar explica cada etapa: configurar el formulario, las listas y los grupos, crear y asignar tareas después de la reunión de obra y la visita de obra, trabajar en ellas como subcontratista y hacer el seguimiento de las tareas atrasadas por empresa.

Otras posibilidades

• Añada tareas al cronograma del proyecto, para que su estado y su progreso se acumulen en las fases. Lea más en Crear, añadir o eliminar entradas de un horario.
• Vea las tareas por fecha de vencimiento en la vista de calendario. Lea más en Vista del calendario de entradas.
• Envíe a cada subcontratista sus tareas abiertas como informe de tickets en PDF antes de la reunión de obra. Lea más en Crear un informe de entradas (PDF).
• Compare empresas en Estadísticas, por ejemplo el número de tickets por estado y por responsable asignado. Lea más en Estadísticas.
• Cambie el responsable asignado o la fecha de vencimiento de muchos tickets a la vez. Lea más en Editar varios tickets a la vez en la Webapp.
• Use los mismos grupos y el mismo formulario en todos los proyectos. Lea más en Utilizar plantillas de proyecto en la Webapp.