Poradnik szybkiego startu dla administratorów

Przegląd

W tym artykule dowiesz się, jak w kilku krokach przygotować nowy projekt, dodać formularze do obsługi zadań, przesłać plany oraz dodać użytkowników. Poznasz także podstawowe informacje na temat uprawnień, roli oraz tworzenia i zapraszania nowych użytkowników.

Dostęp i uprawnienia

Zapraszanie użytkowników

Istnieją dwa sposoby dodawania nowych użytkowników do swojego konta:

• Zaproszenie użytkownika: Użytkownik otrzyma wiadomość e-mail z zaproszeniem, którą musi zaakceptować. Dopiero wtedy tworzenie użytkownika jest zakończone i można przypisywać do niego zadania.
• Utwórz użytkownika: Użytkownik zostanie utworzony natychmiast, dzięki czemu można już przypisywać bilety (i grupy).

Poniżej dowiesz się, jak tworzyć/zapraszać użytkowników wewnętrznych. Działa to tak samo w przypadku podwykonawców i obserwatorów, z tym wyjątkiem, że uprawnienia użytkownika są dostępne tylko dla użytkowników wewnętrznych.

W pierwszej kolejności przejdź do sekcji Użytkownicy:

1. Proszę najechać kursorem na Zarządzanie użytkownikami
2. Proszę kliknąć Użytkownicy
   

   

Zapraszanie użytkownika

1. Proszę kliknąć Zaproś użytkownika
   

   

2. Proszę kliknąć Użytkownik wewnętrzny, aby określić typ użytkownika i móc zdefiniować jego uprawnienia.
3. Proszę wpisać Imię, Nazwisko i Adres e-mail (wymagane).
4. (opcjonalnie): Proszę wpisać dodatkowe informacje o użytkowniku (Firma, Stanowisko).
5. Proszę zaznaczyć pola wyboru uprawnień użytkownika, aby określić, do których pozycji menu głównego użytkownik wewnętrzny ma dostęp (niedostępne dla podwykonawców i obserwatorów).
6. Proszę wybrać projekt z listy Wybierz projekt, aby przypisać użytkownika do jednego lub wielu projektów.
7. Proszę wybrać rolę z listy Wybierz rolę, aby przypisać użytkownikowi rolę w projekcie.
8. Proszę wpisać własny tekst, który zostanie dodany do wiadomości e-mail z zaproszeniem.
9. (opcjonalnie): Proszę zaznaczyć pole Zapisz treść zaproszenia, aby użyć jej ponownie następnym razem.
10. Proszę kliknąć Zaproś użytkownika, aby potwierdzić i wysłać zaproszenie.
    

    

Tworzenie użytkownika

1. Proszę kliknąć Utwórz użytkownika
   

   

2. Proszę kliknąć Użytkownik wewnętrzny, aby określić typ użytkownika i móc zdefiniować jego uprawnienia.
3. Proszę wpisać Imię, Nazwisko i Adres e-mail (wymagane).
4. (opcjonalnie): Proszę wpisać dodatkowe informacje o użytkowniku (Firma, Telefon, Stanowisko, Adres).
   

   

5. Proszę zaznaczyć pola wyboru uprawnień użytkownika, aby określić, do których pozycji menu głównego użytkownik ma dostęp.
   

   

6. Proszę wybrać projekt z listy Wybierz projekt, aby przypisać użytkownika do jednego lub wielu projektów.
7. Proszę wybrać rolę z listy Wybierz rolę, aby przypisać użytkownikowi rolę w projekcie.
   

   

8. Proszę kliknąć Zapisz, aby potwierdzić utworzenie nowego użytkownika.
   

   

Niepotwierdzeni użytkownicy

Po wysłaniu zaproszenia wszyscy niepotwierdzeni użytkownicy są tu widoczni, dopóki nie klikną linku w wiadomości e-mail z potwierdzeniem.

1. Proszę kliknąć Niepotwierdzeni użytkownicy
2. Tutaj widoczny jest każdy niepotwierdzony użytkownik.
3. (opcjonalnie): Proszę kliknąć Wyślij zaproszenie ponownie, aby ponownie wysłać wiadomość e-mail z zaproszeniem.
4. (opcjonalnie): Proszę kliknąć Usuń, aby anulować i usunąć zaproszenie.

Nadawanie uprawnień

W PlanRadar istnieją dwie główne kategorie uprawnień:

• Uprawnienia użytkownika: określają, do których pozycji menu głównego użytkownicy mają dostęp, niezależnie od ich uprawnień w poszczególnych projektach.
• Uprawnienia ról: określają szczegółowo, co mogą robić użytkownicy posiadający konkretną rolę. Role pozwalają określić uprawnienia użytkownika na poziomie projektu, ponieważ uczestnictwo w projekcie zawsze wymaga przypisania roli. Role mogą być także używane w czasie edycji formularza, pozwalając określić warunki dostępu do poszczególnych pól w zadaniu.

Przyznawanie uprawnień do tworzenia projektów i zarządzania nimi

Aby nadać innym użytkownikom uprawnienia do tworzenia projektów i zarządzania nimi, wykonaj poniższe kroki jako właściciel konta (lub jako użytkownik z uprawnieniem "Użytkownicy"):

1. Proszę najechać kursorem na Zarządzanie użytkownikami
2. Proszę kliknąć Użytkownicy
   

   

3. Proszę kliknąć wiersz użytkownika wewnętrznego, aby go otworzyć
   

   

4. Proszę zaznaczyć pole wyboru Projects
   

   

5. Proszę kliknąć Save (prawdopodobnie trzeba najpierw przewinąć stronę w dół)
   

   

Zaznacz pole wyboru Projekty (tylko własne), aby ograniczyć dostęp tylko do projektów utworzonych przez użytkownika.

Przyznawanie uprawnień do tworzenia i edycji zadań

Możliwe jest utworzenie ról, które będą określać, kto może oglądać konkretne informacje w projekcie i zarządzać nimi.

W poniższym przykładzie nadajemy użytkownikowi wewnętrznemu uprawnienia do tworzenia zadań oraz przeglądania i edytowania wszystkich istniejących zadań w projekcie. W pierwszej kolejności tworzymy rolę, a następnie przypisujemy użytkownika z tą rolą do projektu.

Tworzenie roli

1. Proszę najechać kursorem na Zarządzanie użytkownikami
2. Kliknij Role
3. Proszę kliknąć + Utwórz rolę
   

   

4. Wpisz nazwę roli (pole obowiązkowe) np. Zarządzanie zadaniami
5. Przewiń widok do sekcji Zadania
6. Zaznacz pole wyboru Utwórz
7. Z rozwijanego menu wybierz Wszystkie zadania
8. Proszę kliknąć Save, aby potwierdzić utworzenie roli
   

   

9. Proszę kliknąć Uruchom automatyczne przypisanie, ponieważ chcemy dodać nową rolę do wszystkich pól istniejących formularzy.
   

   

Dodawanie użytkownika z rolą do projektu

1. Proszę najechać kursorem na Zarządzanie użytkownikami
2. Proszę kliknąć Użytkownicy
   

   

3. Proszę kliknąć wiersz użytkownika wewnętrznego, aby go otworzyć
   

   

4. Kliknij menu rozwijane Wybierz projekt
5. Proszę wybrać projekt z menu rozwijanego
   

   

6. Otwórz menu rozwijane Wybierz rolę
7. Proszę wybrać rolę (np. Ticket Manager) z menu rozwijanego
   

   

8. Proszę kliknąć Save (prawdopodobnie trzeba najpierw przewinąć stronę w dół)
   

   

Przygotowywanie nowego projektu

Aby rozpocząć pracę i tworzenie zadań, potrzebny jest co najmniej projekt:

• z folderem lub planem
• z formularzem (w którym zdefiniowane są pola zadania)
• z użytkownikiem (do którego będą przypisywane zadania)

W późniejszym etapie można mieć folder z planem dla każdego piętra projektu, zdefiniować różne formularze w zależności od potrzeb czy dodać więcej użytkowników, którzy będą pracować z zadaniami.

Tworzenie nowego projektu

1. Kliknij Projekty
2. Proszę kliknąć + Dodaj nowy projekt
   

   

3. Wpisz nazwę projektu (pole obowiązkowe)
4. (opcjonalnie): wprowadź szczegóły projektu
5. (opcjonalnie): Proszę dodać niestandardowe pola projektu
   

   

6. Kliknij Zapisz, aby potwierdzić utworzenie projektu

Otwieranie/edytowanie projektu

Po utworzeniu projektu nastąpi przekierowanie do widoku projektu:

Aby wyświetlić lub edytować projekt:

1. Kliknij Projekty
2. Na liście dostępnych projektów kliknij wybrany projekt

Dodawanie użytkowników do projektu

Dodaj do projektu użytkowników, którzy już istnieją na Twoim koncie.

Otwórz widok szczegółowy projektu - Zobacz Otwieranie/edytowanie projektu - a następnie:

1. Kliknij Przypisz użytkowników
2. Proszę kliknąć Dodaj użytkownika
   

   

3. Zaznacz pola wyboru przy użytkownikach, których chcesz dodać do projektu (w tym przykładzie 2)
4. Proszę kliknąć Dodaj 2 użytkowników (przycisk zawsze pokazuje liczbę wybranych użytkowników)
   

   

5. Jeśli dodają Państwo użytkownika wewnętrznego, muszą Państwo wybrać rolę.
   

   

6. Kliknij Tak, aby potwierdzić

Dodawanie formularza do projektu

Formularze określają rodzaj zbieranych informacji w zadaniu.

Formularze utworzone na Twoim koncie (oraz te z projektu demonstracyjnego) są dostępne do dodania do projektu.

Aby przypisać formularz do projektu:

1. Kliknij + Przypisz formularz
2. Proszę kliknąć ikonę + obok wybranego formularza
   

   

3. Dodany formularz będzie znajdować się na liście Wybrane formularze
4. Domyślne ustawienia formularza (pola obowiązkowe i przypisane listy) są wyświetlane i można je zmienić zgodnie z opisem w Zmiana ustawień pól obowiązkowych i Przypisanie listy domyślnej.
5. Proszę kliknąć Apply
   

   

Konfigurowanie formularza dla projektu

Formularz może mieć pewne domyślne ustawienia pól, np. niektóre pola mogą zostać zdefiniowane jako obowiązkowe lub posiadać przypisane listy. Więcej informacji znajdziesz w artykułach:

• Tworzenie i edytowanie formularzy

  • Przypisywanie listy
  • Ustawianie pól obowiązkowych

Wszelkie ustawienia formularza możesz zmienić i skonfigurować go według potrzeb projektu.

Jeśli chcesz edytować przypisany formularz:

1. Najedź kursorem na formularz znajdujący się na liście wybranych formularzy
2. Kliknij ikonkę edycji

Zmiana ustawień pól obowiązkowych

Pola obowiązkowe muszą zostać wypełnione, zanim będzie można zapisać zadanie.

Jeśli chcesz ustawić pole jako obowiązkowe:

1. Zaznacz pole wyboru obok pola, które chcesz, żeby było obowiązkowe
2. Kliknij Zastosuj

Przypisywanie listy

Jeśli chcesz przypisać listę do pola listy:

1. Wybierz listę z menu rozwijanego, np. Rodzaj naprawy
2. Kliknij Zastosuj

Jeśli chcesz dezaktywować elementy listy:

1. Proszę kliknąć ikonę settings
   

   

2. Proszę wyczyścić pola wyboru żądanych wartości
   

   

3. Proszę kliknąć Potwierdź (w przypadku długich list należy przewinąć w dół)
   

   

Jeśli chcesz umożliwić wybór wielu elementów listy w zadaniu:

1. Proszę kliknąć ikonę settings
   

   

2. Proszę zaznaczyć pole wyboru Allow MultiSelection
   

   

3. Proszę kliknąć Potwierdź (w przypadku długich list należy przewinąć w dół)
   

   

Tworzenie folderu i przesyłanie planu

Rysunki projektu znajdują się w sekcji Plany. Foldery porządkują je – a także Twoje zadania – i każdy folder może zawierać dowolną liczbę planów i modeli BIM. Folder działa również bez planu.

Aby zbudować strukturę i dodać plan:

1. Kliknij Plany w menu głównym.
2. Wybierz projekt z listy rozwijanej projektów.
3. Kliknij Add new item.
4. Kliknij Nowy folder, wpisz nazwę i kliknij Zapisz.
5. Wybierz folder, kliknij Add new item, a następnie kliknij Upload plans.
6. Wybierz plik PDF, PNG lub JPG ze swoim planem albo plik IFC, jeśli chcesz przesłać model BIM.
7. Sprawdź nazwę planu, która jest pobierana z nazwy pliku, i kliknij Upload.

Zarządzanie projektami w aplikacji mobilnej

Konfiguracja projektu jest zwykle wykonywana w aplikacji internetowej. Proszę przeczytać o tym, co można zrobić na urządzeniach mobilnych w poniższych artykułach:

• • Tworzenie i edycja projektu
  • Zarządzanie użytkownikami projektu
  • Zarządzanie grupami projektu
  • Zarządzanie formami projektu
  • Zarządzanie planami i folderami w aplikacji mobilnej
  • Wyświetlanie i porównywanie wersji planów w aplikacji mobilnej