Réception des travaux : Workflows dans PlanRadar

Vue d'ensemble

Cet article présente la réception décrite dans Réception des travaux : Vue d'ensemble dans l'ordre où elle se déroule : préparation des formulaires, des dossiers et des documents, visite de réception, signature, levée des réserves et transmission des données au maître d'ouvrage.

L'exemple est celui de l'entreprise générale qui remet un immeuble de bureaux de cinq étages au maître d'ouvrage, avec un ticket Réception par étage et un pour les équipements techniques, le procès-verbal de réception propre à l'entreprise sous forme de rapport de projet, et un dossier de Documents par corps de métier. Les étapes supposent que vous connaissez le fonctionnement de chaque fonctionnalité. Chaque étape renvoie à l'article de la fonctionnalité.

Accès et autorisations

Préparer la réception (bureau, application web)

Créer le formulaire Réception

Créez un formulaire nommé Réception. Laissez les pièces jointes, les commentaires et la position sur le plan activés. Activez Signatures dans les paramètres du formulaire, ce qui active également le verrouillage. Activez la séquence de numérotation avec le préfixe RE.

Donnez aux sous-traitants l'autorisation de modifier Certificats et notices, afin que chaque corps de métier puisse importer ses propres documents. Pour en savoir plus, consultez Créer et éditer des formulaires, Modifier les propriétés d'un champ, Modifier les autorisations des champs et Modifier les paramètres du formulaire.

Pour les réserves, utilisez votre formulaire Défaut existant. Pour en savoir plus, consultez Defect Management: Workflows in PlanRadar.

Préparer le procès-verbal de réception

Importez le procès-verbal de réception de votre entreprise en tant que modèle de rapport de projet. Associez le nom du projet, la date et la liste des utilisateurs du projet au formulaire PDF afin qu'ils soient remplis automatiquement. Laissez Autoriser l'ajout de tâches en pièces jointes sélectionné, ce qui est le réglage par défaut pour les nouveaux modèles. Pour en savoir plus, consultez Créer et éditer des modèles de rapport de projet et Créer et modifier des champs dynamiques dans les modèles de rapport de projet.

Mettre en place les dossiers de Documents

1. Cliquez sur Documents, sélectionnez le projet et créez un dossier par corps de métier ou par système, numéroté de la manière dont le maître d'ouvrage les cherchera : « 01 Structure », « 02 Façade », « 03 Chauffage », « 04 Électricité » et ainsi de suite.
2. Dans chacun, créez les sous-dossiers Certificats, DOE, Garanties et Plans de récolement.
3. Créez un dossier nommé « 00 Dossier de réception » pour le procès-verbal signé et les rapports.

Pour en savoir plus, consultez Ajouter et gérer des fichiers/dossiers.

Recueillir les documents

Commencez à recueillir les documents dès qu'un corps de métier commence ses travaux, et non la dernière semaine.

1. Créez les tickets Réception : un par étage et un par système technique du bâtiment, chacun attribué au corps de métier qui doit fournir les documents correspondants.
2. Demandez à chaque corps de métier d'importer ses certificats, notices et garanties dans Certificats et notices sur ses tickets.
3. Copiez les fichiers dans le dossier de Documents correspondant, afin que le dossier soit organisé par corps de métier. Dans la vue des pièces jointes des tickets de Documents, ouvrez le menu More d'une pièce jointe, puis cliquez sur Enregistrer dans le dossier. Pour en savoir plus, consultez Visualiser et filtrer les pièces jointes de tous les tickets dans l'application Web.
4. Importez dans les dossiers des corps de métier les notices, garanties et plans de récolement que vous recevez par e-mail. Sur les comptes Enterprise, lorsqu'un fichier a été mis à jour, importez la nouvelle version du fichier plutôt qu'un nouveau fichier. Pour en savoir plus, consultez Ajouter et gérer des fichiers/dossiers et Créer et gérer des versions de fichiers.

Pour voir quels tickets n'ont pas encore leurs documents, filtrez les tickets Réception sur le champ Certificats et notices avec l'opérateur n'a pas de pièces jointes. Pour en savoir plus, consultez Filtrer les billets.

Avant l'inspection

• Filtrez tous les défauts ouverts du projet et fermez ce qui peut l'être. Pour en savoir plus, consultez Defect Management: Workflows in PlanRadar.
• Facultatif : enregistrez un parcours SiteView de chaque étage, comme relevé 360° du bâtiment le jour de la réception. Pour en savoir plus, consultez Créez une course avec l'application mobile PlanRadar.

Effectuer la visite de réception (chantier, tablette)

Le conducteur de travaux et le chef de projet technique du maître d'ouvrage parcourent ensemble chaque étage, avec le ticket Réception ouvert sur la tablette.

1. Ouvrez le ticket Réception, par exemple « RE-3, Niveau 3 ».
2. Parcourez la Liste de contrôle de livraison élément par élément.
3. Lorsqu'un élément n'est pas acceptable, créez un défaut lié directement à partir de cet élément de la liste de contrôle, avec photo, position sur le plan, corps de métier et date d'échéance. Pour en savoir plus, consultez Utiliser les tickets liés dans les listes de contrôle.
4. Saisissez le nombre de clés et les relevés de compteurs.
5. Consignez dans Notes tout autre point convenu.
6. Enregistrez.

Chaque réserve est désormais un ticket de défaut à part entière, attribué au corps de métier, avec l'échéance convenue lors de l'inspection, et lié à l'élément de la liste de contrôle dont il provient. Le corps de métier reçoit un e-mail et une notification push.

Signer la réception

Signer le ticket Réception

À la fin de chaque étage :

1. Appuyez sur + Ajouter une signature.
2. Tracez votre signature en tant que conducteur de travaux et appuyez sur Sign.
3. Appuyez de nouveau sur + Ajouter une signature et activez le bouton Signez en tant que quelqu'un d'autre.
4. Saisissez le nom du représentant du maître d'ouvrage, laissez-le tracer sa signature et appuyez sur Sign.
5. Appuyez sur le bouton flèche pour fermer et enregistrer le ticket.

Signez en tant que quelqu'un d'autre est sélectionné par défaut lorsque vous activez Signatures dans les paramètres du formulaire. Le représentant du maître d'ouvrage n'a pas besoin d'un utilisateur PlanRadar pour signer de cette manière.

Le ticket porte désormais les deux signatures avec le nom et l'heure, et ses champs ne peuvent plus être modifiés. Le statut, l'attributaire, les destinataires, l'avancement et les commentaires restent modifiables. Pour en savoir plus, consultez Signer un billet et Verrouiller un ticket.

Remplir le procès-verbal de réception

Après le dernier étage :

1. Créez un rapport de projet avec le modèle de procès-verbal de réception. Pour en savoir plus, consultez Créer et éditer des rapports de projet.
2. Remplissez les champs du procès-verbal : parties, date de réception, réserves, délais convenus.
3. Joignez les tickets Réception signés et les tickets de défaut ouverts. Pour en savoir plus, consultez Joindre des tickets aux rapports de projet.
4. Dans l'application web, cliquez sur Soumettre le rapport.
5. Facultatif : sélectionnez Joignez un rapport de tâche au PDF soumis et choisissez un modèle de rapport de ticket, afin que le PDF du procès-verbal se termine par les tickets Réception signés et les défauts ouverts.
6. Cliquez sur Confirmer. Une fois soumis, le rapport ne peut plus être modifié.
7. Téléchargez le PDF et enregistrez-le dans « 00 Dossier de réception ». Pour en savoir plus, consultez Téléchargez les rapports de projet.

Clôturer (bureau et chantier)

Réserves

1. Envoyez à chaque corps de métier ses réserves sous forme de rapport de ticket PDF, filtré par attributaire et par statut. Pour en savoir plus, consultez Créer un rapport de ticket (PDF).
2. Les corps de métier lèvent les réserves et les passent au statut Résolu avec une photo.
3. Le conducteur de travaux les contrôle et les ferme, comme décrit dans Defect Management: Workflows in PlanRadar.
4. Avant l'échéance de quatre semaines, filtrez les réserves qui ne sont pas au statut Fermé, ainsi que celles qui sont En retard d'au moins 1 jour.

Le champ de liste de contrôle de chaque ticket Réception affiche ses défauts liés avec leur statut actuel ; le maître d'ouvrage peut donc voir dans le dossier de réception quelles réserves sont encore ouvertes. Pour en savoir plus, consultez Utiliser les tickets liés dans les listes de contrôle.

Transmettre les données

1. Créez un rapport de ticket de tous les tickets Réception avec les signatures et les pièces jointes, et un autre de toutes les réserves avec leur statut final. Dans le modèle de rapport de ticket, sélectionnez Afficher les signatures et ajoutez Certificats et notices comme attribut. Enregistrez les deux PDF dans « 00 Dossier de réception ». Pour en savoir plus, consultez Créer un rapport de ticket (PDF) et Créer des modèles de rapport de ticket de base.
2. Ajoutez au projet le chef de projet technique et le gestionnaire technique du maître d'ouvrage en tant qu'observateurs. Ils voient tous les tickets et tous les documents et ne modifient rien. Pour en savoir plus, consultez Gérer les utilisateurs d'un projet.
3. Lorsque le maître d'ouvrage ne doit voir qu'une partie de Documents, activez le contrôle d'accès sur les dossiers et donnez-lui un accès Observateur aux dossiers de réception. Pour en savoir plus, consultez Contrôle d'accès aux fichiers/dossiers.
4. Si le maître d'ouvrage veut les données dans ses propres systèmes, exportez le projet avec tous les documents sous forme de fichier ZIP. Pour en savoir plus, consultez Exporter un projet dans l'application Web.
5. Une fois la période de garantie terminée, archivez le projet plutôt que de le supprimer. Pour en savoir plus, consultez Archiver un projet dans l'application Web.