Przekazania: Przepływy pracy w PlanRadar

Przegląd

Ten artykuł przeprowadza przez przekazanie z Przekazania: Przegląd w kolejności, w jakiej się odbywa: przygotowanie formularzy, folderów i dokumentów, przeprowadzenie odbioru, podpisanie, zamknięcie pozycji do wykonania i przekazanie danych właścicielowi.

Przykładem jest generalny wykonawca przekazujący właścicielowi pięciokondygnacyjny budynek biurowy, z jednym zgłoszeniem Przekazanie na piętro i jednym dla instalacji budynkowych, własnym protokołem przekazania firmy jako raportem projektu i folderem w Dokumentach dla każdej branży. Kroki zakładają, że wiesz, jak działają poszczególne funkcje. Każdy krok zawiera link do artykułu o danej funkcji.

Dostęp i uprawnienia

Przygotowanie przekazania (biuro, aplikacja internetowa)

Utwórz formularz przekazania

Utwórz formularz o nazwie Przekazanie. Pozostaw włączone załączniki, komentarze i pozycję na planie. Włącz Parafki w ustawieniach formularza, co włącza też blokowanie. Włącz sekwencję numeracji z prefiksem HO.

Nadaj podwykonawcom uprawnienie do edycji pola Certyfikaty i instrukcje, aby każda branża mogła przesyłać własne dokumenty. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i edycja formularzy, Edycja właściwości pola, Uprawnienia do edycji pola i Edycja ustawień formularza.

Dla pozycji do wykonania użyj istniejącego formularza Usterka. Więcej informacji znajdziesz w Defect Management: Workflows in PlanRadar.

Przygotuj protokół przekazania

Prześlij protokół przekazania swojej firmy jako szablon raportu projektu. Zmapuj nazwę projektu, datę i listę użytkowników projektu na pola formularza PDF, aby wypełniały się automatycznie. Pozostaw zaznaczoną opcję Zezwalaj na załączanie zadań, co jest ustawieniem domyślnym dla nowych szablonów. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i edycja szablonów raportów projektu i Tworzenie i edycja pól dynamicznych w szablonach raportów projektu.

Skonfiguruj foldery w Dokumentach

1. Kliknij Dokumenty, wybierz projekt i utwórz jeden folder na branżę lub instalację, ponumerowany tak, jak właściciel będzie ich szukał: „01 Konstrukcja”, „02 Elewacja”, „03 Ogrzewanie”, „04 Instalacje elektryczne” i tak dalej.
2. W każdym z nich utwórz podfoldery Certyfikaty, Instrukcje eksploatacji i konserwacji, Gwarancje i Plany powykonawcze.
3. Utwórz folder o nazwie „00 Zapis przekazania” na podpisany protokół i raporty.

Więcej informacji znajdziesz w Dodawanie i zarządzanie plikami/folderami.

Zbierz dokumenty

Zacznij zbierać dokumenty, gdy każda branża rozpoczyna prace, a nie w ostatnim tygodniu.

1. Utwórz zgłoszenia Przekazanie: jedno na piętro i jedno na każdą instalację budynkową, każde przypisane do branży, która musi dostarczyć do niego dokumenty.
2. Poproś każdą branżę o przesłanie certyfikatów, instrukcji i gwarancji do pola Certyfikaty i instrukcje w jej zgłoszeniach.
3. Skopiuj pliki do odpowiedniego folderu w Dokumentach, aby pakiet był uporządkowany według branż. W widoku załączników zgłoszeń w Dokumentach otwórz menu More załącznika, a następnie kliknij Zapisz do folderu. Więcej informacji znajdziesz w Wyświetlanie i filtrowanie załączników wszystkich zgłoszeń w aplikacji internetowej.
4. Instrukcje, gwarancje i plany powykonawcze otrzymane e-mailem prześlij do folderów branż. Na kontach Enterprise, gdy plik został zaktualizowany, prześlij nową wersję pliku zamiast nowego pliku. Więcej informacji znajdziesz w Dodawanie i zarządzanie plikami/folderami i Tworzenie i zarządzanie wersjami plików.

Aby zobaczyć, w których zgłoszeniach wciąż brakuje dokumentów, przefiltruj zgłoszenia Przekazanie według pola Certyfikaty i instrukcje z operatorem nie ma załączników. Więcej informacji znajdziesz w Proszę filtrować bilety.

Przed odbiorem

• Przefiltruj wszystkie otwarte usterki projektu i zamknij to, co można zamknąć. Więcej informacji znajdziesz w Defect Management: Workflows in PlanRadar.
• Opcjonalnie: nagraj ścieżkę SiteView każdego piętra jako zapis 360° budynku w dniu przekazania. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie biegu za pomocą aplikacji mobilnej PlanRadar.

Przeprowadzenie odbioru (budowa, tablet)

Kierownik budowy i techniczny kierownik projektu właściciela wspólnie obchodzą każde piętro, ze zgłoszeniem Przekazanie otwartym na tablecie.

1. Otwórz zgłoszenie Przekazanie, na przykład „HO-3, Piętro 3”.
2. Przejdź przez Listę kontrolną przekazania pozycja po pozycji.
3. Jeśli pozycja nie jest do przyjęcia, utwórz powiązaną usterkę bezpośrednio z tej pozycji listy kontrolnej, ze zdjęciem, pozycją na planie, branżą i terminem. Więcej informacji znajdziesz w Korzystanie z powiązanych zgłoszeń w listach kontrolnych.
4. Wpisz liczbę kluczy i stany liczników.
5. Wszystko inne, co uzgodniono, zapisz w polu Uwagi.
6. Zapisz.

Każda pozycja do wykonania jest teraz osobnym zgłoszeniem usterki, przypisanym do branży, z terminem uzgodnionym podczas odbioru i powiązanym z pozycją listy kontrolnej, z której pochodzi. Branża otrzymuje e-mail i powiadomienie push.

Podpisanie przekazania

Podpisz zgłoszenie przekazania

Na zakończenie każdego piętra:

1. Dotknij + Dodaj parafkę.
2. Złóż swój podpis jako kierownik budowy i dotknij Sign.
3. Ponownie dotknij + Dodaj parafkę i włącz przełącznik Parafuj w imieniu innej osoby.
4. Wpisz nazwisko przedstawiciela właściciela, pozwól mu złożyć podpis i dotknij Sign.
5. Dotknij przycisku ze strzałką, aby zamknąć i zapisać zgłoszenie.

Opcja Parafuj w imieniu innej osoby jest domyślnie zaznaczona, gdy włączysz Parafki w ustawieniach formularza. Przedstawiciel właściciela nie potrzebuje użytkownika PlanRadar, aby podpisać w ten sposób.

Zgłoszenie zawiera teraz oba podpisy z nazwiskiem i godziną, a jego pól nie można już zmienić. Status, wykonawca zadania, odbiorcy, postęp i komentarze pozostają edytowalne. Więcej informacji znajdziesz w Proszę podpisać bilet i Blokowanie biletu.

Wypełnij protokół przekazania

Po ostatnim piętrze:

1. Utwórz raport projektu z szablonem protokołu przekazania. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i edycja raportów projektu.
2. Wypełnij pola protokołu: strony, data przekazania, pozycje do wykonania, uzgodnione terminy.
3. Dołącz podpisane zgłoszenia Przekazanie i otwarte zgłoszenia usterek. Więcej informacji znajdziesz w Dołączanie biletów do raportów projektu.
4. W aplikacji internetowej kliknij Prześlij raport.
5. Opcjonalnie: zaznacz Dołącz raport zadań do przesłanego pliku PDF i wybierz szablon raportu zgłoszeń, aby plik PDF protokołu kończył się podpisanymi zgłoszeniami Przekazanie i otwartymi usterkami.
6. Kliknij Potwierdź. Po przesłaniu raportu nie można go zmienić.
7. Pobierz plik PDF i zapisz go w folderze „00 Zapis przekazania”. Więcej informacji znajdziesz w Proszę pobrać raporty z projektów.

Zamknięcie spraw (biuro i budowa)

Pozycje do wykonania

1. Wyślij każdej branży jej pozycje do wykonania jako raport zgłoszeń w PDF, przefiltrowany według wykonawcy zadania i statusu. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie raportu biletu (PDF).
2. Branże usuwają pozycje i ustawiają je na Rozwiązane ze zdjęciem.
3. Kierownik budowy je sprawdza i zamyka, jak opisano w Defect Management: Workflows in PlanRadar.
4. Przed upływem czterotygodniowego terminu przefiltruj pozycje, które nie są Zamknięte, oraz pozycje Zaległe o co najmniej 1 dzień.

Pole listy kontrolnej w każdym zgłoszeniu Przekazanie pokazuje powiązane z nim usterki z ich bieżącym statusem, więc właściciel widzi w zapisie przekazania, które pozycje są nadal otwarte. Więcej informacji znajdziesz w Korzystanie z powiązanych zgłoszeń w listach kontrolnych.

Przekaż dane

1. Utwórz raport zgłoszeń ze wszystkich zgłoszeń Przekazanie z podpisami i załącznikami oraz drugi ze wszystkich pozycji do wykonania z ich końcowym statusem. W szablonie raportu zgłoszeń zaznacz Pokaż parafki i dodaj Certyfikaty i instrukcje jako atrybut. Zapisz oba pliki PDF w folderze „00 Zapis przekazania”. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie raportu biletu (PDF) i Tworzenie podstawowych szablonów raportów biletów.
2. Dodaj technicznego kierownika projektu i facility managera właściciela do projektu jako obserwatorów. Widzą wszystkie zgłoszenia i dokumenty, ale niczego nie zmieniają. Więcej informacji znajdziesz w Zarządzanie użytkownikami projektu.
3. Jeśli właściciel ma widzieć tylko część Dokumentów, włącz kontrolę dostępu do folderów i nadaj mu dostęp Obserwator do folderów przekazania. Więcej informacji znajdziesz w Kontrola dostępu do plików/folderów.
4. Jeśli właściciel chce mieć dane we własnych systemach, wyeksportuj projekt ze wszystkimi dokumentami jako plik ZIP. Więcej informacji znajdziesz w Eksportowanie projektu w aplikacji internetowej.
5. Po zakończeniu okresu rękojmi zarchiwizuj projekt zamiast go usuwać. Więcej informacji znajdziesz w Archiwizowanie projektu w aplikacji internetowej.