Entregas: Fluxos de trabalho no PlanRadar

Visão geral

Este artigo percorre a entrega de Entregas: Visão geral na ordem em que ela acontece: preparar os formulários, as pastas e os documentos, fazer a vistoria de entrega, assinar, encerrar os itens pendentes e dar ao proprietário os dados.

O exemplo é a construtora que entrega um edifício de escritórios de cinco pavimentos ao proprietário, com um ticket Entrega por pavimento e um para as instalações prediais, o termo de entrega próprio da empresa como relatório de projeto e uma pasta em Documentos por disciplina. As etapas pressupõem que você sabe como funcionam os recursos individuais. Cada etapa tem um link para o artigo do recurso.

Acesso e permissões

Preparar a entrega (escritório, Webapp)

Criar o formulário de entrega

Crie um formulário chamado Entrega. Mantenha anexos, comentários e posição na planta ativados. Ative Assinaturas nas configurações do formulário, o que também ativa o bloqueio. Ative a sequência de numeração com o prefixo ENT.

Dê aos subcontratados permissão de edição para Certificados e manuais, para que cada disciplina possa fazer o upload dos seus próprios documentos. Leia mais em Criar e editar formulários, Editar propriedades do campo, Editar permissões de campo e Editar configurações do formulário.

Para os itens pendentes, use o seu formulário Defeito existente. Leia mais em Defect Management: Workflows in PlanRadar.

Preparar o termo de entrega

Faça o upload do termo de entrega da sua empresa como modelo de relatório de projeto. Mapeie o nome do projeto, a data e a lista de usuários do projeto no formulário em PDF, para que sejam preenchidos automaticamente. Mantenha Permitir anexos de tickets selecionado, que é o padrão para novos modelos. Leia mais em Criar e editar modelos de relatórios de projetos e Criar e editar campos dinâmicos em modelos de relatórios de projetos.

Configurar as pastas em Documentos

1. Clique em Documentos, selecione o projeto e crie uma pasta por disciplina ou sistema, numerada da forma como o proprietário vai procurá-las: "01 Estrutura", "02 Fachada", "03 Aquecimento", "04 Elétrica" e assim por diante.
2. Em cada uma, crie as subpastas Certificados, Manuais de operação e manutenção, Garantias e Plantas as-built.
3. Crie uma pasta chamada "00 Registro da entrega" para o termo assinado e os relatórios.

Leia mais em Add & Manage Files/Folders (Adicionar e gerenciar arquivos/pastas).

Reunir os documentos

Comece a reunir quando cada disciplina começar o trabalho, não na última semana.

1. Crie os tickets Entrega: um por pavimento e um por sistema predial, cada um atribuído à disciplina que precisa fornecer os documentos correspondentes.
2. Peça a cada disciplina que faça o upload dos seus certificados, manuais e garantias em Certificados e manuais nos seus tickets.
3. Copie os arquivos para a pasta correspondente em Documentos, para que o pacote fique organizado por disciplina. Na visualização de anexos de tickets em Documentos, abra o menu More de um anexo e clique em Salvar na pasta. Leia mais em Visualizar e filtrar anexos de todos os tickets no aplicativo da Web.
4. Faça o upload dos manuais, garantias e plantas as-built que você recebe por e-mail nas pastas das disciplinas. Em contas Enterprise, quando um arquivo tiver sido atualizado, faça o upload da nova versão do arquivo em vez de um novo arquivo. Leia mais em Add & Manage Files/Folders (Adicionar e gerenciar arquivos/pastas) e Criar e gerenciar versões de arquivos.

Para ver quais tickets ainda estão sem documentos, filtre os tickets Entrega pelo campo Certificados e manuais com o operador não possui anexos. Leia mais em Filtrar ingressos.

Antes da vistoria

• Filtre todos os defeitos abertos do projeto e feche o que puder ser fechado. Leia mais em Defect Management: Workflows in PlanRadar.
• Opcional: grave uma execução do SiteView de cada pavimento, como registro 360° do edifício no dia da entrega. Leia mais em Crie uma corrida com o aplicativo móvel PlanRadar.

Fazer a vistoria de entrega (obra, tablet)

O gerente de obra e o gerente técnico de projeto do proprietário percorrem juntos cada pavimento, com o ticket Entrega aberto no tablet.

1. Abra o ticket Entrega, por exemplo "ENT-3, 3º pavimento".
2. Percorra o Checklist de entrega item por item.
3. Quando um item não for aceitável, crie um defeito vinculado diretamente a partir desse item do checklist, com foto, posição na planta, disciplina e prazo. Leia mais em Usar tickets vinculados em checklists.
4. Insira o número de chaves e as leituras dos medidores.
5. Escreva em Observações tudo o mais que foi combinado.
6. Salve.

Cada item pendente agora é um ticket de defeito próprio, atribuído à disciplina, com o prazo combinado na vistoria e vinculado ao item do checklist de onde veio. A disciplina recebe um e-mail e uma notificação push.

Assinar a entrega

Assinar o ticket de entrega

Ao final de cada pavimento:

1. Toque em + Adicionar assinatura.
2. Desenhe a sua assinatura como gerente de obra e toque em Sign.
3. Toque de novo em + Adicionar assinatura e ative a opção Assinar como outra pessoa.
4. Insira o nome do representante do proprietário, deixe-o desenhar a assinatura e toque em Sign.
5. Toque no botão de seta para fechar e salvar o ticket.

Assinar como outra pessoa é selecionado por padrão quando você ativa Assinaturas nas configurações do formulário. O representante do proprietário não precisa de um usuário do PlanRadar para assinar dessa forma.

O ticket agora contém as duas assinaturas com nome e horário, e os seus campos não podem mais ser alterados. Status, responsável, receptores, progresso e comentários continuam editáveis. Leia mais em Assinar um tíquete e Bloquear um tíquete.

Preencher o termo de entrega

Depois do último pavimento:

1. Crie um relatório de projeto com o modelo do termo de entrega. Leia mais em Criar e editar relatórios de projetos.
2. Preencha os campos do termo: partes, data da entrega, itens pendentes, prazos combinados.
3. Anexe os tickets Entrega assinados e os tickets de defeito abertos. Leia mais em Anexar tíquetes a relatórios de projetos.
4. No Webapp, clique em Enviar relatório.
5. Opcional: selecione Anexar um relatório de ticket ao PDF enviado e selecione um modelo de relatório de tickets, para que o PDF do termo termine com os tickets Entrega assinados e os defeitos abertos.
6. Clique em Confirmar. Depois de enviado, o relatório não pode ser alterado.
7. Baixe o PDF e guarde-o em "00 Registro da entrega". Leia mais em Download de relatórios de projetos.

Encerrar (escritório e obra)

Itens pendentes

1. Envie a cada disciplina os seus itens pendentes como relatório de tickets em PDF, filtrado por responsável e status. Leia mais em Criar um relatório de tíquetes (PDF).
2. As disciplinas corrigem os itens e os definem como Resolvido com uma foto.
3. O gerente de obra confere e os fecha, conforme descrito em Defect Management: Workflows in PlanRadar.
4. Antes do prazo de quatro semanas, filtre os itens que não estão fechados e os itens com Atrasado há pelo menos 1 dia.

O campo de checklist de cada ticket Entrega mostra os seus defeitos vinculados com o status atual, então o proprietário pode ver no registro da entrega quais itens ainda estão abertos. Leia mais em Usar tickets vinculados em checklists.

Entregar os dados

1. Crie um relatório de tickets de todos os tickets Entrega com assinaturas e anexos e um de todos os itens pendentes com o seu status final. No modelo de relatório de tickets, selecione Mostrar assinaturas e adicione Certificados e manuais como atributo. Guarde os dois PDFs em "00 Registro da entrega". Leia mais em Criar um relatório de tíquetes (PDF) e Criar modelos básicos de relatórios de tíquetes.
2. Adicione o gerente técnico de projeto e o gerente de facilities do proprietário ao projeto como observadores. Eles veem todos os tickets e documentos e não alteram nada. Leia mais em Gerenciar usuários de um projeto.
3. Quando o proprietário deve ver apenas uma parte de Documentos, ative o controle de acesso nas pastas e dê a ele acesso de Visualizador às pastas da entrega. Leia mais em Controle de acesso a arquivos/pasta.
4. Se o proprietário quiser os dados nos seus próprios sistemas, exporte o projeto com todos os documentos como arquivo ZIP. Leia mais em Exportar um projeto no Webapp.
5. Quando o período de garantia terminar, arquive o projeto em vez de excluí-lo. Leia mais em Arquivar um projeto no Webapp.