Entregas de obra: Workflows en PlanRadar

Visión general

Este artículo recorre la entrega de Entregas de obra: Visión general en el orden en que ocurre: preparar los formularios, las carpetas y los documentos, hacer la inspección de entrega, firmar, cerrar los puntos pendientes y dar los datos al propietario.

El ejemplo es el contratista general que entrega un edificio de oficinas de cinco plantas al propietario, con un ticket Entrega por planta y uno para las instalaciones del edificio, el acta de entrega propia de la empresa como informe de proyecto y una carpeta de Documentos por especialidad. Los pasos dan por hecho que usted conoce el funcionamiento de cada función. Cada paso enlaza con el artículo de la función.

Acceso y permisos

Preparar la entrega (oficina, Webapp)

Crear el formulario de entrega

Cree un formulario llamado Entrega. Mantenga activados los archivos adjuntos, los comentarios y la posición en el plano. Active Firmas en la configuración del formulario, lo que también activa el bloqueo. Active la numeración secuencial con el prefijo HO.

Dé a los subcontratistas permiso de edición para Certificados y manuales, para que cada especialidad pueda subir sus propios documentos. Lea más en Crear y editar formularios, Editar propiedades de campo, Editar permisos de campo y Editar la configuración del formulario.

Para los puntos pendientes, use su formulario Defecto existente. Lea más en Defect Management: Workflows in PlanRadar.

Preparar el acta de entrega

Suba el acta de entrega de su empresa como plantilla de informe de proyecto. Asigne el nombre del proyecto, la fecha y la lista de usuarios del proyecto a campos del formulario PDF para que se rellenen automáticamente. Deje seleccionada la opción Permitir adjuntar tickets, que es la predeterminada en las plantillas nuevas. Lea más en Crear y editar plantillas de informes de proyectos y Crear y editar campos dinámicos en plantillas de informes de proyectos.

Configurar las carpetas de Documentos

1. Haga clic en Documentos, seleccione el proyecto y cree una carpeta por especialidad o instalación, numerada tal como las buscará el propietario: "01 Estructura", "02 Fachada", "03 Calefacción", "04 Electricidad", etc.
2. Dentro de cada una, cree las subcarpetas Certificados, Manuales de uso y mantenimiento, Garantías y Planos as-built.
3. Cree una carpeta llamada "00 Registro de entrega" para el acta firmada y los informes.

Lea más en Añadir y gestionar archivos/carpetas.

Reunir los documentos

Empiece a reunirlos cuando cada especialidad empiece su trabajo, no en la última semana.

1. Cree los tickets Entrega: uno por planta y uno por instalación del edificio, cada uno asignado a la especialidad que tiene que aportar los documentos correspondientes.
2. Pida a cada especialidad que suba sus certificados, manuales y garantías en Certificados y manuales en sus tickets.
3. Copie los archivos en la carpeta de Documentos correspondiente, para que el paquete quede organizado por especialidad. En la vista de archivos adjuntos de tickets de Documentos, abra el menú Más de un archivo adjunto y haga clic en Guardar en la carpeta. Lea más en Ver y filtrar archivos adjuntos de todos los tickets en la aplicación web.
4. Suba a las carpetas de las especialidades los manuales, las garantías y los planos as-built que reciba por correo electrónico. En las cuentas Enterprise, cuando un archivo se ha actualizado, suba la nueva versión del archivo en lugar de un archivo nuevo. Lea más en Añadir y gestionar archivos/carpetas y Crear y gestionar versiones de archivos.

Para ver a qué tickets todavía les faltan documentos, filtre los tickets Entrega por el campo Certificados y manuales con el operador no tiene archivos adjuntos. Lea más en Filtrar entradas.

Antes de la inspección

• Filtre todos los defectos abiertos del proyecto y cierre lo que se pueda cerrar. Lea más en Defect Management: Workflows in PlanRadar.
• Opcional: grabe un recorrido de SiteView de cada planta, como registro 360° del edificio el día de la entrega. Lea más en Cree una carrera con la aplicación móvil PlanRadar.

Hacer la inspección de entrega (obra, tableta)

El jefe de obra y el jefe de proyecto técnico del propietario recorren juntos cada planta, con el ticket Entrega abierto en la tableta.

1. Abra el ticket Entrega, por ejemplo "HO-3, Planta 3".
2. Repase el Checklist de entrega punto por punto.
3. Si un punto no es aceptable, cree un defecto vinculado directamente desde ese elemento del checklist, con foto, posición en el plano, especialidad y fecha de vencimiento. Lea más en Utilizar tickets vinculados en listas de comprobación.
4. Introduzca el número de llaves y las lecturas de contadores.
5. Escriba en Notas cualquier otra cosa que se haya acordado.
6. Guarde.

Cada punto pendiente es ahora un ticket de defecto propio, asignado a la especialidad, con el plazo acordado en la inspección y vinculado al elemento del checklist del que procede. La especialidad recibe un correo electrónico y una notificación push.

Firmar la entrega

Firmar el ticket Entrega

Al terminar cada planta:

1. Toque + Añadir firma.
2. Dibuje su firma como jefe de obra y toque Sign.
3. Vuelva a tocar + Añadir firma y active el interruptor Firmar como otra persona.
4. Introduzca el nombre del representante del propietario, deje que dibuje su firma y toque Sign.
5. Toque el botón de flecha para cerrar y guardar el ticket.

Firmar como otra persona está seleccionado de forma predeterminada cuando activa Firmas en la configuración del formulario. El representante del propietario no necesita un usuario de PlanRadar para firmar de esta forma.

El ticket lleva ahora ambas firmas con nombre y hora, y sus campos ya no se pueden cambiar. El estado, el responsable asignado, los destinatarios, el progreso y los comentarios siguen siendo editables. Lea más en Firmar un billete y Bloquear un billete.

Rellenar el acta de entrega

Después de la última planta:

1. Cree un informe de proyecto con la plantilla del acta de entrega. Lea más en Crear y editar informes de proyectos.
2. Rellene los campos del acta: partes, fecha de entrega, puntos pendientes, plazos acordados.
3. Adjunte los tickets Entrega firmados y los tickets de defecto abiertos. Lea más en Adjuntar tickets a informes de proyectos.
4. En la Webapp, haga clic en Presentar informe.
5. Opcional: seleccione Adjuntar un informe de ticket al PDF enviado y seleccione una plantilla de informe de tickets, para que el PDF del acta termine con los tickets Entrega firmados y los defectos abiertos.
6. Haga clic en Confirmar. Una vez presentado, el informe no se puede cambiar.
7. Descargue el PDF y guárdelo en "00 Registro de entrega". Lea más en Descargar informes de proyectos.

Cerrar (oficina y obra)

Puntos pendientes

1. Envíe a cada especialidad sus puntos pendientes como informe de tickets en PDF, filtrado por responsable asignado y estado. Lea más en Crear un informe de entradas (PDF).
2. Las especialidades corrigen los puntos y los ponen en Resuelto con una foto.
3. El jefe de obra los comprueba y los cierra, tal como se describe en Defect Management: Workflows in PlanRadar.
4. Antes del plazo de cuatro semanas, filtre los puntos que no estén en Cerrado y los puntos con Atrasado al menos 1 día.

El campo de checklist de cada ticket Entrega muestra sus defectos vinculados con su estado actual, así que el propietario puede ver en el registro de la entrega qué puntos siguen abiertos. Lea más en Utilizar tickets vinculados en listas de comprobación.

Entregar los datos

1. Cree un informe de tickets de todos los tickets Entrega con firmas y archivos adjuntos, y otro de todos los puntos pendientes con su estado final. En la plantilla del informe de tickets, seleccione Mostrar firmas y añada Certificados y manuales como atributo. Guarde ambos PDF en "00 Registro de entrega". Lea más en Crear un informe de entradas (PDF) y Crear plantillas básicas de informes de entradas.
2. Añada al proyecto como observadores al jefe de proyecto técnico y al facility manager del propietario. Ven todos los tickets y documentos y no cambian nada. Lea más en Gestionar los usuarios de un proyecto.
3. Si el propietario solo debe ver una parte de Documentos, active el control de acceso en las carpetas y dele acceso de lectura a las carpetas de la entrega. Lea más en Control de acceso a archivos/carpetas.
4. Si el propietario quiere los datos en sus propios sistemas, exporte el proyecto con todos los documentos como archivo ZIP. Lea más en Exportar un proyecto en la Webapp.
5. Cuando termine el periodo de garantía, archive el proyecto en lugar de eliminarlo. Lea más en Archivar un proyecto en la Webapp.