Documentação de evidências e pleitos: Fluxos de trabalho no PlanRadar

Visão geral

Este artigo percorre o processo de evidências de Documentação de evidências e pleitos: Visão geral na ordem em que ele acontece: configurar uma vez no escritório, registrar um evento na obra, avaliar e notificar, congelar o registro e consultar as evidências quando o pleito é preparado.

O exemplo é a construtora que executa a ampliação de uma escola, com um prazo de notificação de 14 dias, um formulário Evidência, uma planta por pavimento mais uma planta de implantação e uma execução semanal do SiteView. As etapas pressupõem que você sabe como funcionam os recursos individuais. Cada etapa tem um link para o artigo do recurso.

Acesso e permissões

Configurar o registro (escritório, Webapp)

Criar a lista

• Categoria de pleito: Informação atrasada, Acesso, Instrução, Danos por terceiros, Condições imprevistas, Clima, Outros.

Criar o formulário

Crie um formulário chamado Evidência. Mantenha anexos, comentários e posição na planta ativados. Ative Bloqueio, e Assinaturas se a equipe da outra parte for assinar na obra. Ative a sequência de numeração com o prefixo EV, para que cada evento tenha um número a ser citado na notificação.

As fotos gerais do evento vão para os anexos gerais do ticket. Leia mais em Criar e editar formulários, Tipos de campo e Editar configurações do formulário.

Funções e usuários

• Gerente de obra e encarregados: usuários internos com uma função que tem, para tickets, Criar, Visualizar todos os tickets e Editar todos os tickets que o usuário pode visualizar.
• Gerente de projeto e gerente comercial: igual ao gerente de obra. O gerente comercial também precisa de acesso às pastas de notificações em Documentos.
• Deixe a permissão de usuário Conta, que permite desbloquear, com o menor número possível de pessoas.

Fazer o upload das plantas

Faça o upload de uma planta por pavimento e de uma planta de implantação que mostre as vias de acesso, o canteiro e as propriedades vizinhas.

Para fazer o upload de plantas no Webapp:

1. Clique em Plantas no menu principal.
2. Selecione a pasta em que as plantas devem ficar.
3. Clique em Adicionar novo item.
4. Clique em Fazer o upload das plantas.
5. Selecione os arquivos no seu computador. As plantas podem ser arquivos PDF, JPG ou PNG. Um PDF com várias páginas se torna uma planta por página.
6. Clique em Fazer o upload.

Leia mais em Carregar plantas no Webapp.

Configurar o projeto

• Adicione o formulário Evidência ao projeto. Leia mais em Gerenciar formulários de um projeto.
• Em Documentos, crie uma pasta "Notificações e correspondências" com uma subpasta por categoria de pleito. Ative o controle de acesso para que apenas a equipe do projeto possa vê-la. Leia mais em Add & Manage Files/Folders (Adicionar e gerenciar arquivos/pastas) e Controle de acesso a arquivos/pasta.
• Adicione o formulário Evidência aos favoritos no aplicativo móvel, para que registrar um evento esteja a um toque de distância. Leia mais em Gerenciar formulários favoritos para o menu de acesso rápido.
• No celular de cada gerente de obra, permita as posições GPS para fotos. Leia mais em Configurações do aplicativo no aplicativo móvel.

Registrar um evento (obra, aplicativo móvel)

No dia em que acontece, antes de sair da obra, no aplicativo móvel.

1. Toque na posição do evento na planta, por exemplo a entrada do canteiro na planta de implantação, e escolha o formulário Evidência. O ticket recebe o seu número, por exemplo EV-7.
2. Toque no ícone da Câmera e tire uma foto ampla que mostre onde.
3. Tire uma foto próxima que mostre o quê e toque no ícone de upload para anexar as fotos ao ticket. Leia mais em Adicionar anexos a tickets > Tirar uma única foto.
4. Em caso de danos, role até Fotos depois, toque em + Adicionar anexo e adicione as fotos ali. Adicione qualquer foto anterior do mesmo local em Fotos antes. Leia mais em Adicionar anexos a tickets.
5. Preencha os campos:
   Título: "Via de acesso fechada pela escola, entregas recusadas".
   Categoria de pleito: Acesso.
   Data do evento: hoje.
   Responsável: o gerente de projeto.
   Prazo: hoje mais 14 dias.
   Descrição: "Via de acesso fechada pela escola a partir das 07:30 por causa das provas. Entrega de concreto para a laje do 2º pavimento recusada às 08:10. O zelador da escola disse que o fechamento está previsto para toda a próxima semana."
   Efeito: "Concretagem da laje do 2º pavimento adiada. Equipe de concretagem de 6 pessoas parada desde as 08:00. Equipe de fôrmas transferida para o núcleo da escada."
   Dite a descrição e o efeito se for mais rápido. Leia mais em Preencher os campos do tíquete com voz.
6. Salve. O gerente de projeto é notificado por e-mail e por notificação push.

Se o evento continuar por vários dias, abra o mesmo ticket a cada dia, adicione as fotos do dia e escreva um comentário com o que aconteceu naquele dia. Não crie um novo ticket para cada dia. Leia mais em Comentar um tíquete.

Sem sinal, continue registrando. O aplicativo guarda o ticket e as fotos e sincroniza quando volta a ficar online. Leia mais em Trabalhando off-line.

Danos por terceiros

Quando outra empresa danifica o seu trabalho e a equipe de obra dela concorda com os fatos no local:

1. Registre o evento como acima, com Categoria de pleito Danos por terceiros.
2. Deixe o representante dela conferir as fotos e a descrição no seu celular.
3. Toque em + Adicionar assinatura e ative a opção Assinar como outra pessoa.
4. Insira o nome do representante, deixe-o desenhar a assinatura e toque em Sign.
5. Toque de novo em + Adicionar assinatura, desenhe a sua própria assinatura e toque em Sign.
6. Toque no botão de seta para fechar e salvar o ticket. Agora ele está bloqueado com as duas assinaturas.

Leia mais em Assinar um tíquete.

Avaliar e notificar (gerente de projeto, Webapp)

Toda semana, e sempre antes do prazo da notificação.

1. Filtre os tickets Evidência com status Aberto e salve o filtro como "Evidências a avaliar". Leia mais em Filtrar ingressos.
2. Na visualização em lista, ordene os tickets por Prazo.
3. Para cada ticket, defina o status como Em andamento e decida se é necessária uma notificação.
4. Se for, redija a notificação na forma que o seu contrato determina, citando o número do ticket, por exemplo "EV-7", e envie-a.
5. Guarde a notificação em Documentos, na categoria de pleito, e anexe-a ao ticket a partir de Documentos. Leia mais em Anexar documentos a tickets por meio do gerenciamento de documentos no Webapp.
6. Preencha Notificação enviada em e defina o status como Resolvido.
7. Se nenhuma notificação for necessária, escreva um comentário com o motivo e defina o status como Fechado.

Os lembretes de prazo chegam ao responsável antes do vencimento, de acordo com as suas configurações de notificação. Filtre por Prazo para 3 dias para ver quais notificações estão prestes a vencer. Leia mais em Configurar notificações por e-mail.

Congelar o registro

Depois que a notificação for enviada, bloqueie o ticket para que os seus campos e anexos não possam mais ser alterados.

1. Abra o ticket.
2. Abra o menu More e clique em Bloquear ticket.

Para encontrar os tickets que ainda precisam ser bloqueados, filtre os tickets Evidência resolvidos com o critério de filtro Está bloqueado definido como Não. Leia mais em Bloquear um tíquete.

Depois do bloqueio, adicione os desdobramentos posteriores como comentários. A resposta da outra parte, um efeito revisado, o resultado de uma reunião: cada um é um comentário datado no ticket, ao lado do registro original. Status, responsável, receptores, progresso e comentários continuam editáveis em um ticket bloqueado.

O diário mostra cada alteração no ticket com usuário e horário, incluindo quando ele foi bloqueado. Leia mais em Acompanhar a atividade em um tíquete no diário.

Ver quem alterou um ticket e quando

O diário do ticket lista cada alteração no ticket, cada comentário e cada anexo adicionado ou removido, cada um com o usuário e o horário.

O diário não está disponível no aplicativo móvel enquanto estiver off-line. Leia mais em Acompanhar a atividade em um tíquete no diário.

Consultar as evidências para um pleito (escritório, Webapp)

Quando o pleito de extensão de prazo é preparado no fim do projeto:

1. Filtre os tickets Evidência com Categoria de pleito Acesso e Informação atrasada, criados no período do pleito. Leia mais em Filtrar ingressos.
2. Crie um relatório de tickets em PDF desses tickets, com todas as fotos, a descrição, o efeito, os comentários, as assinaturas e o diário. Em um modelo básico de relatório de tickets, adicione Descrição, Efeito, Fotos antes e Fotos depois como atributos, selecione Mostrar assinaturas e defina Diário como Incluir registro de atividades e comentários. Leia mais em Criar um relatório de tíquetes (PDF) e Criar modelos básicos de relatórios de tíquetes.
3. Exporte os mesmos tickets para o Excel para a análise do cronograma. Leia mais em Exportar tickets para o Excel no aplicativo da Web.
4. Para cada evento, abra o SiteView, selecione a planta e a execução daquela semana e registre o estado da área. Leia mais em Visualizar e gerenciar execuções.
5. Reúna os relatórios de obra dos mesmos dias para o clima, o efetivo e as horas perdidas. Leia mais em Site Reports: Workflows in PlanRadar.
6. Reúna as notificações das pastas em Documentos.

Para encontrar todas as fotos adicionadas em uma determinada semana em todos os tickets do projeto, use a visualização de anexos de tickets em Documentos e filtre por Criado em. Leia mais em Visualizar e filtrar anexos de todos os tickets no aplicativo da Web.

Se o seu advogado ou consultor de pleitos precisar de tudo, exporte o projeto inteiro como arquivo ZIP, com todos os tickets em Excel, as fotos, as plantas com as posições dos tickets, todos os relatórios de projeto e, opcionalmente, todos os documentos. Leia mais em Exportar um projeto no Webapp.