Dokumentacja dowodowa i roszczeń: Przepływy pracy w PlanRadar

Przegląd

Ten artykuł przeprowadza przez proces dokumentacji dowodowej z Dokumentacja dowodowa i roszczeń: Przegląd w kolejności, w jakiej się odbywa: jednorazowa konfiguracja w biurze, rejestracja zdarzenia na budowie, ocena i zawiadomienie, zamrożenie zapisu oraz odtwarzanie dowodów na potrzeby roszczenia.

Przykładem jest generalny wykonawca rozbudowujący szkołę, z 14-dniowym okresem zawiadomienia, jednym formularzem Dowód, jednym planem na piętro oraz planem zagospodarowania terenu i cotygodniową ścieżką SiteView. Kroki zakładają, że wiesz, jak działają poszczególne funkcje. Każdy krok zawiera link do artykułu o danej funkcji.

Dostęp i uprawnienia

Konfiguracja zapisu (biuro, aplikacja internetowa)

Utwórz listę

• Kategoria roszczenia: Spóźnione informacje, Dostęp, Polecenie, Szkoda wyrządzona przez innych, Nieprzewidziane warunki, Pogoda, Inne.

Utwórz formularz

Utwórz formularz o nazwie Dowód. Pozostaw włączone załączniki, komentarze i pozycję na planie. Włącz Blokowanie, a także Parafki, jeśli personel drugiej strony będzie podpisywał na miejscu. Włącz sekwencję numeracji z prefiksem EV, aby każde zdarzenie miało numer, który można przywołać w zawiadomieniu.

Ogólne zdjęcia zdarzenia trafiają do ogólnych załączników zgłoszenia. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie i edycja formularzy, Typy pól i Edycja ustawień formularza.

Role i użytkownicy

• Kierownik budowy i brygadziści: użytkownicy wewnętrzni z rolą, która ma uprawnienia do tworzenia zgłoszeń, wyświetlania wszystkich zgłoszeń i edycji wszystkich zgłoszeń, które użytkownik może wyświetlać.
• Kierownik projektu i kierownik ds. handlowych: jak kierownik budowy. Kierownik ds. handlowych potrzebuje też dostępu do folderów w Dokumentach przeznaczonych na zawiadomienia.
• Uprawnienie użytkownika Konto, które pozwala na odblokowanie, przyznaj jak najmniejszej liczbie osób.

Prześlij plany

Prześlij jeden plan na piętro oraz plan zagospodarowania terenu, który pokazuje drogi dojazdowe, zaplecze budowy i sąsiednie nieruchomości.

Aby przesłać plany w aplikacji internetowej:

1. Kliknij Plany w menu głównym.
2. Wybierz folder, do którego mają trafić plany.
3. Kliknij Dodaj nowy element.
4. Kliknij Prześlij plany.
5. Wybierz pliki na komputerze. Plany mogą być plikami PDF, JPG lub PNG. Plik PDF z kilkoma stronami staje się jednym planem na stronę.
6. Kliknij Prześlij.

Więcej informacji znajdziesz w Przesyłanie planów w aplikacji internetowej.

Skonfiguruj projekt

• Dodaj formularz Dowód do projektu. Więcej informacji znajdziesz w Zarządzanie formami projektu.
• W Dokumentach utwórz folder „Zawiadomienia i korespondencja” z jednym podfolderem na każdą kategorię roszczenia. Włącz kontrolę dostępu, aby widział go tylko zespół projektu. Więcej informacji znajdziesz w Dodawanie i zarządzanie plikami/folderami i Kontrola dostępu do plików/folderów.
• Dodaj formularz Dowód do ulubionych w aplikacji mobilnej, aby rejestracja zdarzenia wymagała jednego dotknięcia. Więcej informacji znajdziesz w Zarządzanie ulubionymi formularzami dla menu szybkiego dostępu.
• Na telefonie każdego kierownika budowy zezwól na pozycje GPS dla zdjęć. Więcej informacji znajdziesz w Ustawienia aplikacji w aplikacji mobilnej.

Rejestracja zdarzenia (budowa, aplikacja mobilna)

W dniu zdarzenia, przed opuszczeniem budowy, w aplikacji mobilnej.

1. Dotknij miejsca zdarzenia na planie, na przykład wjazdu na budowę na planie zagospodarowania terenu, i wybierz formularz Dowód. Zgłoszenie otrzymuje numer, na przykład EV-7.
2. Dotknij ikony Kamera i zrób szerokie zdjęcie, które pokazuje gdzie.
3. Zrób bliskie zdjęcie, które pokazuje co, i dotknij ikony przesyłania, aby dołączyć zdjęcia do zgłoszenia. Więcej informacji znajdziesz w Dodawanie załączników do zgłoszeń > Robienie pojedynczego zdjęcia.
4. W przypadku szkody przewiń do pola Zdjęcia po, dotknij + Dodaj załącznik i dodaj zdjęcia tam. Wcześniejsze zdjęcie tego samego miejsca dodaj do pola Zdjęcia przed. Więcej informacji znajdziesz w Dodawanie załączników do zgłoszeń.
5. Wypełnij pola:
   Tytuł: „Droga dojazdowa zamknięta przez szkołę, dostawy zawrócone”.
   Kategoria roszczenia: Dostęp.
   Data zdarzenia: dzisiaj.
   Wykonawca zadania: kierownik projektu.
   Zrealizować do: dzisiaj plus 14 dni.
   Opis: „Droga dojazdowa zamknięta przez szkołę od 07:30 z powodu egzaminów. Dostawa betonu na strop poziomu 2 zawrócona o 08:10. Dozorca szkoły poinformował, że zamknięcie jest planowane na cały następny tydzień.”
   Skutek: „Betonowanie stropu poziomu 2 przesunięte. Brygada betoniarska 6 osób bezczynna od 08:00. Brygada szalunkowa przeniesiona do trzonu klatki schodowej.”
   Jeśli tak jest szybciej, podyktuj opis i skutek. Więcej informacji znajdziesz w Wypełnianie pól biletów głosem.
6. Zapisz. Kierownik projektu otrzymuje powiadomienie e-mail i push.

Jeśli zdarzenie trwa kilka dni, codziennie otwieraj to samo zgłoszenie, dodawaj zdjęcia z danego dnia i pisz komentarz o tym, co się wydarzyło. Nie twórz nowego zgłoszenia dla każdego dnia. Więcej informacji znajdziesz w Skomentuj bilet.

Bez zasięgu rejestruj dalej. Aplikacja przechowuje zgłoszenie i zdjęcia i synchronizuje je po odzyskaniu połączenia. Więcej informacji znajdziesz w Praca w trybie offline.

Szkoda wyrządzona przez innych

Gdy inny wykonawca uszkodzi Twoje roboty, a jego personel na budowie uzgadnia fakty na miejscu:

1. Zarejestruj zdarzenie jak powyżej, z polem Kategoria roszczenia ustawionym na Szkoda wyrządzona przez innych.
2. Pozwól jego przedstawicielowi sprawdzić zdjęcia i opis na Twoim telefonie.
3. Dotknij + Dodaj parafkę i włącz przełącznik Parafuj w imieniu innej osoby.
4. Wpisz jego nazwisko, pozwól mu złożyć podpis i dotknij Sign.
5. Ponownie dotknij + Dodaj parafkę, złóż własny podpis i dotknij Sign.
6. Dotknij przycisku ze strzałką, aby zamknąć i zapisać zgłoszenie. Jest ono teraz zablokowane z oboma podpisami.

Więcej informacji znajdziesz w Proszę podpisać bilet.

Ocena i zawiadomienie (kierownik projektu, aplikacja internetowa)

Co tydzień i zawsze przed upływem terminu zawiadomienia.

1. Przefiltruj zgłoszenia Dowód ze statusem Otwarte i zapisz filtr jako „Dowody do oceny”. Więcej informacji znajdziesz w Proszę filtrować bilety.
2. W widoku listy posortuj zgłoszenia według pola Zrealizować do.
3. W każdym zgłoszeniu ustaw status na W toku i zdecyduj, czy potrzebne jest zawiadomienie.
4. Jeśli tak, napisz zawiadomienie w formie wymaganej przez Twoją umowę, przywołując numer zgłoszenia, na przykład „EV-7”, i wyślij je.
5. Zapisz zawiadomienie w Dokumentach w kategorii roszczenia i dołącz je do zgłoszenia z Dokumentów. Więcej informacji znajdziesz w Dołączanie dokumentów do zgłoszeń za pośrednictwem zarządzania dokumentami w aplikacji internetowej.
6. Wypełnij pole Data wysłania zawiadomienia i ustaw status na Rozwiązane.
7. Jeśli zawiadomienie nie jest potrzebne, napisz komentarz z uzasadnieniem i ustaw status na Zamknięte.

Przypomnienia o terminie docierają do wykonawcy zadania przed upływem terminu, zgodnie z jego ustawieniami powiadomień. Przefiltruj według Termin 3 dni, aby zobaczyć, którym zawiadomieniom wkrótce upłynie termin. Więcej informacji znajdziesz w Konfiguracja powiadomień e-mail.

Zamrożenie zapisu

Po wysłaniu zawiadomienia zablokuj zgłoszenie, aby jego pól i załączników nie dało się już zmienić.

1. Otwórz zgłoszenie.
2. Otwórz menu More, a następnie kliknij Zablokuj zadanie.

Aby znaleźć zgłoszenia, które trzeba jeszcze zablokować, przefiltruj zgłoszenia Dowód ze statusem Rozwiązane, z kryterium filtra Jest zablokowane ustawionym na Nie. Więcej informacji znajdziesz w Blokowanie biletu.

Po zablokowaniu dodawaj późniejsze wydarzenia jako komentarze. Odpowiedź drugiej strony, zmieniony skutek, wynik spotkania: każde z nich jest datowanym komentarzem w zgłoszeniu, obok pierwotnego zapisu. Status, wykonawca zadania, odbiorcy, postęp i komentarze pozostają edytowalne w zablokowanym zgłoszeniu.

Dziennik pokazuje każdą zmianę w zgłoszeniu z użytkownikiem i godziną, w tym moment zablokowania. Więcej informacji znajdziesz w Śledzenie aktywności na bilecie w dzienniku.

Sprawdzanie, kto i kiedy zmienił zgłoszenie

Dziennik zgłoszenia zawiera każdą zmianę w zgłoszeniu, każdy komentarz i każdy dodany lub usunięty załącznik, każdy z użytkownikiem i godziną.

Dziennik nie jest dostępny w aplikacji mobilnej w trybie offline. Więcej informacji znajdziesz w Śledzenie aktywności na bilecie w dzienniku.

Odtwarzanie dowodów na potrzeby roszczenia (biuro, aplikacja internetowa)

Gdy pod koniec projektu przygotowywane jest roszczenie o przedłużenie terminu:

1. Przefiltruj zgłoszenia Dowód z polem Kategoria roszczenia ustawionym na Dostęp i Spóźnione informacje, utworzone w okresie roszczenia. Więcej informacji znajdziesz w Proszę filtrować bilety.
2. Utwórz raport zgłoszeń w PDF z tych zgłoszeń, ze wszystkimi zdjęciami, opisem, skutkiem, komentarzami, podpisami i dziennikiem. W podstawowym szablonie raportu zgłoszeń dodaj jako atrybuty Opis, Skutek, Zdjęcia przed i Zdjęcia po, zaznacz Pokaż parafki i ustaw Dziennik na Zawrzyj rejestr działań i i komentarze. Więcej informacji znajdziesz w Tworzenie raportu biletu (PDF) i Tworzenie podstawowych szablonów raportów biletów.
3. Wyeksportuj te same zgłoszenia do Excela na potrzeby analizy harmonogramu. Więcej informacji znajdziesz w Eksportowanie zgłoszeń do programu Excel w aplikacji internetowej.
4. Dla każdego zdarzenia otwórz SiteView, wybierz plan i ścieżkę z danego tygodnia i udokumentuj stan obszaru. Więcej informacji znajdziesz w Wyświetlanie i zarządzanie przebiegami.
5. Pobierz raporty z budowy z tych samych dni, aby uzyskać dane o pogodzie, liczbie pracowników i straconych godzinach. Więcej informacji znajdziesz w Site Reports: Workflows in PlanRadar.
6. Zbierz zawiadomienia z folderów w Dokumentach.

Aby znaleźć wszystkie zdjęcia dodane w danym tygodniu do wszystkich zgłoszeń projektu, użyj widoku załączników zgłoszeń w Dokumentach i przefiltruj według Utworzono. Więcej informacji znajdziesz w Wyświetlanie i filtrowanie załączników wszystkich zgłoszeń w aplikacji internetowej.

Jeśli Twój prawnik lub konsultant ds. roszczeń potrzebuje wszystkiego, wyeksportuj cały projekt jako plik ZIP, ze wszystkimi zgłoszeniami w Excelu, zdjęciami, planami z pozycjami zgłoszeń, wszystkimi raportami projektu i opcjonalnie wszystkimi dokumentami. Więcej informacji znajdziesz w Eksportowanie projektu w aplikacji internetowej.