Documentación de evidencias y reclamaciones: Workflows en PlanRadar

Visión general

Este artículo recorre el proceso de evidencias de Documentación de evidencias y reclamaciones: Visión general en el orden en que ocurre: configurar una vez en la oficina, registrar un hecho en obra, evaluar y notificar, congelar el registro y consultar las evidencias cuando se prepara la reclamación.

El ejemplo es el contratista general que construye la ampliación de un colegio, con un plazo de notificación de 14 días, un formulario Evidencia, un plano por planta más un plano de emplazamiento, y un recorrido semanal de SiteView. Los pasos dan por hecho que usted conoce el funcionamiento de cada función. Cada paso enlaza con el artículo de la función.

Acceso y permisos

Configurar el registro (oficina, Webapp)

Crear la lista

• Categoría de reclamación: Información tardía, Acceso, Instrucción, Daños causados por otros, Condiciones imprevistas, Meteorología, Otros.

Crear el formulario

Cree un formulario llamado Evidencia. Mantenga activados los archivos adjuntos, los comentarios y la posición en el plano. Active Bloqueando, y Firmas si el personal de la otra parte va a firmar en obra. Active la numeración secuencial con el prefijo EV, para que cada hecho tenga un número que citar en la notificación.

Las fotos generales del hecho van a los archivos adjuntos generales del ticket. Lea más en Crear y editar formularios, Tipos de campo y Editar la configuración del formulario.

Roles y usuarios

• Jefe de obra y encargados: usuarios internos con un rol que tiene los permisos de tickets Crear, Ver todos los tickets, Editar todos los tickets que el usuario puede ver.
• Jefe de proyecto y responsable comercial: como el jefe de obra. El responsable comercial también necesita acceso a las carpetas de Documentos para las notificaciones.
• Limite el permiso de usuario Cuenta, que permite desbloquear, al menor número posible de personas.

Subir los planos

Suba un plano por planta y un plano de emplazamiento que muestre las vías de acceso, el recinto de obra y las propiedades vecinas.

Para subir planos en la Webapp:

1. Haga clic en Planos en el menú principal.
2. Seleccione la carpeta en la que deben ir los planos.
3. Haga clic en Añadir un nuevo elemento.
4. Haga clic en Subir planos.
5. Seleccione los archivos en su ordenador. Los planos pueden ser archivos PDF, JPG o PNG. Un PDF con varias páginas se convierte en un plano por página.
6. Haga clic en Subir.

Lea más en Cargar planos en la Webapp.

Configurar el proyecto

• Añada el formulario Evidencia al proyecto. Lea más en Gestionar los formularios de un proyecto.
• En Documentos, cree una carpeta "Notificaciones y correspondencia" con una subcarpeta por categoría de reclamación. Active el control de acceso para que solo el equipo del proyecto pueda verla. Lea más en Añadir y gestionar archivos/carpetas y Control de acceso a archivos/carpetas.
• Añada el formulario Evidencia a los favoritos en la app móvil, para que registrar un hecho esté a un toque. Lea más en Gestionar formularios favoritos para el menú de acceso rápido.
• En el teléfono de cada jefe de obra, permita las posiciones GPS para las fotos. Lea más en Configuración de la aplicación en la aplicación móvil.

Registrar un hecho (obra, app móvil)

El mismo día en que ocurre, antes de salir de la obra, en la app móvil.

1. Toque la posición del hecho en el plano, por ejemplo la entrada de la obra en el plano de emplazamiento, y elija el formulario Evidencia. El ticket recibe su número, por ejemplo EV-7.
2. Toque el icono Cámara y tome una foto amplia que muestre dónde.
3. Tome una foto de cerca que muestre qué, y toque el icono de subida para adjuntar las fotos al ticket. Lea más en Añadir archivos adjuntos a tickets > Tomar una sola foto.
4. En caso de daños, desplácese hasta Fotos después, toque + Añadir adjunto y añada allí las fotos. Añada a Fotos antes cualquier foto anterior del mismo punto. Lea más en Añadir archivos adjuntos a tickets.
5. Rellene los campos:
   Título: "Vía de acceso cerrada por el colegio, entregas rechazadas".
   Categoría de reclamación: Acceso.
   Fecha del hecho: hoy.
   Responsable asignado: el jefe de proyecto.
   Fecha de vencimiento: hoy más 14 días.
   Descripción: "Vía de acceso cerrada por el colegio desde las 07:30 por exámenes. Entrega de hormigón para la losa de la planta 2 rechazada a las 08:10. El conserje del colegio dijo que el cierre está previsto para toda la semana que viene."
   Efecto: "Hormigonado de la losa de la planta 2 aplazado. Cuadrilla de hormigonado de 6 personas parada desde las 08:00. Cuadrilla de encofrado trasladada al núcleo de escaleras."
   Dicte la descripción y el efecto si es más rápido. Lea más en Rellene los campos del ticket con la voz.
6. Guarde. El jefe de proyecto recibe un aviso por correo electrónico y una notificación push.

Si el hecho continúa durante varios días, abra el mismo ticket cada día, añada las fotos del día y escriba un comentario con lo que pasó ese día. No cree un ticket nuevo para cada día. Lea más en Comentar un ticket.

Sin cobertura, siga registrando. La app guarda el ticket y las fotos y los sincroniza cuando vuelve a tener conexión. Lea más en Trabajar sin conexión.

Daños causados por otros

Cuando otro contratista daña su trabajo y su personal de obra está de acuerdo con los hechos en obra:

1. Registre el hecho como se indica arriba, con Categoría de reclamación Daños causados por otros.
2. Deje que su representante revise las fotos y la descripción en su teléfono.
3. Toque + Añadir firma y active el interruptor Firmar como otra persona.
4. Introduzca su nombre, deje que dibuje su firma y toque Sign.
5. Vuelva a tocar + Añadir firma, dibuje su propia firma y toque Sign.
6. Toque el botón de flecha para cerrar y guardar el ticket. Ahora está bloqueado con ambas firmas.

Lea más en Firmar un billete.

Evaluar y notificar (jefe de proyecto, Webapp)

Cada semana, y siempre antes del plazo de notificación.

1. Filtre los tickets Evidencia con estado Abierto y guarde el filtro como "Evidencias por evaluar". Lea más en Filtrar entradas.
2. En la vista de lista, ordene los tickets por Fecha de vencimiento.
3. En cada ticket, ponga el estado en En curso y decida si hace falta una notificación.
4. Si es así, redacte la notificación en la forma que establece su contrato, citando el número del ticket, por ejemplo "EV-7", y envíela.
5. Guarde la notificación en Documentos en la categoría de reclamación correspondiente, y adjúntela al ticket desde Documentos. Lea más en Adjuntar documentos a los tickets mediante la gestión de documentos en la Webapp.
6. Rellene Notificación enviada el y ponga el estado en Resuelto.
7. Si no hace falta notificación, escriba un comentario con el motivo y ponga el estado en Cerrado.

Los recordatorios de la fecha de vencimiento llegan al responsable asignado antes del plazo, según su configuración de notificaciones. Filtre por Vence en 3 días para ver qué notificaciones están a punto de vencer. Lea más en Configurar las notificaciones por correo electrónico.

Congelar el registro

Una vez enviada la notificación, bloquee el ticket para que sus campos y archivos adjuntos ya no se puedan cambiar.

1. Abra el ticket.
2. Abra el menú Más y haga clic en Bloquear ticket.

Para encontrar los tickets que todavía hay que bloquear, filtre los tickets Evidencia en Resuelto con el criterio de filtro Está bloqueado establecido en No. Lea más en Bloquear un billete.

Después de bloquearlo, añada la evolución posterior como comentarios. La respuesta de la otra parte, un efecto revisado, el resultado de una reunión: cada uno es un comentario con fecha en el ticket, junto al registro original. El estado, el responsable asignado, los destinatarios, el progreso y los comentarios siguen siendo editables en un ticket bloqueado.

El diario muestra cada cambio en el ticket con el usuario y la hora, incluido cuándo se bloqueó. Lea más en Seguimiento de la actividad de un ticket en el diario.

Ver quién cambió un ticket y cuándo

El diario del ticket lista cada cambio en el ticket, cada comentario y cada archivo adjunto añadido o eliminado, cada uno con el usuario y la hora.

El diario no está disponible en la app móvil sin conexión. Lea más en Seguimiento de la actividad de un ticket en el diario.

Consultar las evidencias para una reclamación (oficina, Webapp)

Cuando se prepara la reclamación de ampliación de plazo al final del proyecto:

1. Filtre los tickets Evidencia con Categoría de reclamación Acceso e Información tardía, creados en el periodo de la reclamación. Lea más en Filtrar entradas.
2. Cree un informe de tickets en PDF de estos tickets, con todas las fotos, la descripción, el efecto, los comentarios, las firmas y el diario. En una plantilla básica de informe de tickets, añada Descripción, Efecto, Fotos antes y Fotos después como atributos, seleccione Mostrar firmas y establezca Diario en Incluir registro de actividad y comentarios. Lea más en Crear un informe de entradas (PDF) y Crear plantillas básicas de informes de entradas.
3. Exporte los mismos tickets a Excel para el análisis del programa. Lea más en Exportar tickets a Excel en la Webapp.
4. Para cada hecho, abra SiteView, seleccione el plano y el recorrido de esa semana, y capture el estado de la zona. Lea más en Ver y gestionar las carreras.
5. Recopile los partes de obra de los mismos días para la meteorología, el personal y las horas perdidas. Lea más en Site Reports: Workflows in PlanRadar.
6. Reúna las notificaciones de las carpetas de Documentos.

Para encontrar todas las fotos añadidas en una semana determinada en todos los tickets del proyecto, use la vista de archivos adjuntos de tickets de Documentos y filtre por Creado el. Lea más en Ver y filtrar archivos adjuntos de todos los tickets en la aplicación web.

Si su abogado o su consultor de reclamaciones necesita todo, exporte todo el proyecto como archivo ZIP, con todos los tickets en Excel, las fotos, los planos con las posiciones de los tickets, todos los informes de proyecto y, opcionalmente, todos los documentos. Lea más en Exportar un proyecto en la Webapp.