Documentazione di prove e rivendicazioni: workflow in PlanRadar

Panoramica

Questo articolo ripercorre il processo delle prove descritto in Documentazione di prove e rivendicazioni: panoramica nell'ordine in cui avviene: impostazione una tantum in ufficio, registrazione di un evento in cantiere, valutazione e notifica, congelamento della registrazione, e ricostruzione delle prove quando si prepara la rivendicazione.

L'esempio è l'impresa generale che costruisce l'ampliamento di una scuola, con un termine di notifica di 14 giorni, un modulo Prova, una planimetria per piano più una planimetria generale del cantiere, e un percorso SiteView settimanale. I passaggi presuppongono che conosca il funzionamento delle singole funzioni. Ogni passaggio rimanda all'articolo sulla funzione.

Accesso e autorizzazioni

Impostare la documentazione (ufficio, Webapp)

Creare la lista

• Categoria rivendicazione: Informazioni tardive, Accesso, Istruzione, Danni causati da terzi, Condizioni impreviste, Meteo, Altro.

Creare il modulo

Crei un modulo chiamato Prova. Lasci attivi allegati, commenti e posizione sulla planimetria. Attivi Blocco, e Firme se il personale dell'altra parte firmerà in cantiere. Attivi la numerazione progressiva con il prefisso PR, così che ogni evento abbia un numero da citare nella notifica.

Le foto generali dell'evento vanno negli allegati generali del ticket. Per saperne di più, consulti Creare e modificare i moduli, Tipi di campo e Modifica le impostazioni del modulo.

Ruoli e utenti

• Capocantiere e capisquadra: utenti interni con un ruolo che ha i permessi sui ticket Creare, Visualizzare tutti i ticket, Modificare tutti i ticket che l'utente può visualizzare.
• Project manager e responsabile commerciale: come il capocantiere. Il responsabile commerciale ha bisogno anche dell'accesso alle cartelle in Documenti per le notifiche.
• Limiti l'autorizzazione utente Account, che consente lo sblocco, al minor numero possibile di persone.

Caricare le planimetrie

Carichi una planimetria per piano e una planimetria generale del cantiere che mostri le vie di accesso, l'area di cantiere e le proprietà confinanti.

Per caricare le planimetrie nella webapp:

1. Clicchi su Planimetrie nel menu principale.
2. Selezioni la cartella in cui devono andare le planimetrie.
3. Clicchi su Aggiungi nuovo elemento.
4. Clicchi su Carica planimetrie.
5. Selezioni i file sul suo computer. Le planimetrie possono essere file PDF, JPG o PNG. Un PDF con più pagine diventa una planimetria per pagina.
6. Clicchi su Carica.

Per saperne di più, consulti Caricare planimetrie nella Webapp.

Impostare il progetto

• Aggiunga il modulo Prova al progetto. Per saperne di più, consulti Gestire i moduli di un progetto.
• In Documenti, crei una cartella "Notifiche e corrispondenza" con una sottocartella per ogni categoria di rivendicazione. Attivi il controllo dell'accesso così che solo il team di progetto possa vederla. Per saperne di più, consulti Aggiungere e gestire file/cartelle e Controllo dell'accesso a file/cartelle.
• Aggiunga il modulo Prova ai preferiti nell'App mobile, così che registrare un evento sia a portata di un tocco. Per saperne di più, consulti Gestione dei moduli preferiti per il menu di accesso rapido.
• Sul telefono di ogni capocantiere, consenta le posizioni GPS per le foto. Per saperne di più, consulti Impostazioni dell'applicazione nell'App mobile.

Registrare un evento (cantiere, App mobile)

Il giorno stesso in cui si verifica, prima di lasciare il cantiere, nell'App mobile.

1. Tocchi la posizione dell'evento sulla planimetria, ad esempio l'ingresso del cantiere sulla planimetria generale, e scelga il modulo Prova. Il ticket riceve il suo numero, ad esempio PR-7.
2. Tocchi l'icona Fotocamera e scatti una foto d'insieme che mostri dove.
3. Scatti una foto ravvicinata che mostri cosa, e tocchi l'icona di caricamento per allegare le foto al ticket. Per saperne di più, consulti Aggiungere allegati ai ticket > Scattare una singola foto.
4. Per i danni, scorra fino a Foto dopo, tocchi + Aggiungi un allegato e aggiunga lì le foto. Aggiunga in Foto prima eventuali foto precedenti dello stesso punto. Per saperne di più, consulti Aggiungere allegati ai ticket.
5. Compili i campi:
   Titolo: "Strada di accesso chiusa dalla scuola, consegne respinte".
   Categoria rivendicazione: Accesso.
   Data dell'evento: oggi.
   Destinatario: il project manager.
   Data di scadenza: oggi più 14 giorni.
   Descrizione: "Strada di accesso chiusa dalla scuola dalle 07:30 per gli esami. Consegna del calcestruzzo per il solaio del piano 2 respinta alle 08:10. Il custode della scuola ha detto che la chiusura è prevista per tutta la prossima settimana."
   Effetto: "Getto del solaio del piano 2 rinviato. Squadra del calcestruzzo di 6 persone ferma dalle 08:00. Squadra dei casseri spostata sul vano scala."
   Se è più veloce, detti la descrizione e l'effetto. Per saperne di più, consulti Riempire i campi del ticket con la voce.
6. Salvi. Il project manager viene avvisato via e-mail e notifica push.

Se l'evento prosegue per più giorni, apra ogni giorno lo stesso ticket, aggiunga le foto del giorno e scriva un commento con ciò che è successo quel giorno. Non crei un nuovo ticket per ogni giorno. Per saperne di più, consulti Commenta un ticket.

Senza segnale, continui a registrare. L'app salva il ticket e le foto e si sincronizza quando torna online. Per saperne di più, consulti Lavorare offline.

Danni causati da terzi

Quando un'altra impresa danneggia il suo lavoro e il suo personale di cantiere concorda sui fatti in loco:

1. Registri l'evento come sopra, con Categoria rivendicazione Danni causati da terzi.
2. Lasci che il loro rappresentante controlli le foto e la descrizione sul suo telefono.
3. Tocchi + Aggiungi firma e attivi l'interruttore Firma come qualcun altro.
4. Inserisca il suo nome, gli faccia disegnare la sua firma e tocchi Sign.
5. Tocchi di nuovo + Aggiungi firma, disegni la sua firma e tocchi Sign.
6. Tocchi il pulsante freccia per chiudere e salvare il ticket. Ora è bloccato con entrambe le firme.

Per saperne di più, consulti Firmi un ticket.

Valutare e notificare (project manager, Webapp)

Ogni settimana, e sempre prima della scadenza della notifica.

1. Filtri i ticket Prova con stato Aperto e salvi il filtro come "Prove da valutare". Per saperne di più, consulti Filtrare i ticket.
2. Nella vista elenco, ordini i ticket per Data di scadenza.
3. Per ogni ticket, imposti lo stato su In corso e decida se è necessaria una notifica.
4. In caso affermativo, scriva la notifica nella forma prescritta dal suo contratto, citando il numero del ticket, ad esempio "PR-7", e la invii.
5. Archivi la notifica in Documenti sotto la categoria di rivendicazione, e la alleghi al ticket da Documenti. Per saperne di più, consulti Allega documenti ai ticket tramite la gestione dei documenti nella webapp.
6. Compili Notifica inviata il e imposti lo stato su Risolto.
7. Se non è necessaria alcuna notifica, scriva un commento con il motivo e imposti lo stato su Chiuso.

I promemoria della data di scadenza raggiungono il destinatario prima della scadenza, in base alle sue impostazioni di notifica. Filtri per Da consegnare entro 3 giorni per vedere quali notifiche stanno per scadere. Per saperne di più, consulti Configurare le notifiche e-mail.

Congelare la registrazione

Una volta inviata la notifica, blocchi il ticket in modo che i suoi campi e allegati non possano più essere modificati.

1. Apra il ticket.
2. Apra il menu Altro, quindi clicchi su Blocca il ticket.

Per trovare i ticket che devono ancora essere bloccati, filtri i ticket Prova in stato Risolto con il criterio di filtro È bloccato impostato su No. Per saperne di più, consulti Bloccare un ticket.

Dopo il blocco, aggiunga gli sviluppi successivi come commenti. La risposta dell'altra parte, un effetto rivisto, l'esito di una riunione: ciascuno è un commento datato sul ticket, accanto alla registrazione originale. Su un ticket bloccato restano modificabili stato, destinatario, riceventi, avanzamento e commenti.

Il diario mostra ogni modifica al ticket con utente e ora, compreso il momento in cui è stato bloccato. Per saperne di più, consulti Traccia l'attività su un ticket nel Diario.

Vedere chi ha modificato un ticket e quando

Il diario del ticket elenca ogni modifica al ticket, ogni commento e ogni allegato aggiunto o rimosso, ciascuno con l'utente e l'ora.

Il diario non è disponibile nell'App mobile in modalità offline. Per saperne di più, consulti Traccia l'attività su un ticket nel Diario.

Ritrovare le prove per una rivendicazione (ufficio, Webapp)

Quando a fine progetto si prepara la richiesta di proroga dei termini:

1. Filtri i ticket Prova con Categoria rivendicazione Accesso e Informazioni tardive, creati nel periodo della rivendicazione. Per saperne di più, consulti Filtrare i ticket.
2. Crei un report da ticket in PDF di questi ticket, con tutte le foto, la descrizione, l'effetto, i commenti, le firme e il diario. In un modello di base di report da ticket, aggiunga Descrizione, Effetto, Foto prima e Foto dopo come attributi, selezioni Mostra le firme e imposti Registro su Includi registro delle attività e commenti. Per saperne di più, consulti Creare un rapporto sui ticket (PDF) e Creare modelli di base di rapporti sui ticket.
3. Esporti gli stessi ticket in Excel per l'analisi del programma lavori. Per saperne di più, consulti Esportazione di ticket in Excel nella webapp.
4. Per ogni evento, apra SiteView, selezioni la planimetria e il percorso di quella settimana, e documenti lo stato della zona. Per saperne di più, consulti Visualizzare e gestire le corse.
5. Recuperi i rapporti di cantiere degli stessi giorni per meteo, manodopera e ore perse. Per saperne di più, consulti Site Reports: Workflows in PlanRadar.
6. Raccolga le notifiche dalle cartelle in Documenti.

Per trovare tutte le foto aggiunte in una certa settimana su tutti i ticket del progetto, usi la vista degli allegati dei ticket in Documenti e filtri per Creato il. Per saperne di più, consulti Visualizza e filtra gli allegati di tutti i ticket nella webapp.

Se il suo avvocato o il consulente per le rivendicazioni ha bisogno di tutto, esporti l'intero progetto come file ZIP, con tutti i ticket in Excel, le foto, le planimetrie con le posizioni dei ticket, tutti i report di progetto e, facoltativamente, tutti i documenti. Per saperne di più, consulti Esportazione di un progetto nella Webapp.