Documentation des preuves et des réclamations : Workflows dans PlanRadar

Vue d'ensemble

Cet article présente le processus de documentation des preuves décrit dans Documentation des preuves et des réclamations : Vue d'ensemble dans l'ordre où il se déroule : mise en place unique au bureau, consignation d'un événement sur le chantier, évaluation et notification, gel du relevé et consultation des preuves lors de la préparation de la réclamation.

L'exemple est celui de l'entreprise générale qui construit l'extension d'une école, avec un délai de notification de 14 jours, un formulaire Preuve, un plan par étage ainsi qu'un plan de masse, et un parcours SiteView hebdomadaire. Les étapes supposent que vous connaissez le fonctionnement de chaque fonctionnalité. Chaque étape renvoie à l'article de la fonctionnalité.

Accès et autorisations

Mettre en place le relevé (bureau, application web)

Créer la liste

• Catégorie de réclamation : Informations tardives, Accès, Instruction, Dommages causés par des tiers, Conditions imprévues, Météo, Autre.

Créer le formulaire

Créez un formulaire nommé Preuve. Laissez les pièces jointes, les commentaires et la position sur le plan activés. Activez Verrouillage, ainsi que Signatures si le personnel de l'autre partie doit signer sur place. Activez la séquence de numérotation avec le préfixe PR, afin que chaque événement ait un numéro à citer dans la notification.

Les photos générales de l'événement vont dans les pièces jointes générales du ticket. Pour en savoir plus, consultez Créer et éditer des formulaires, Types de champs et Modifier les paramètres du formulaire.

Rôles et utilisateurs

• Conducteur de travaux et chefs de chantier : des utilisateurs internes avec un rôle qui dispose des autorisations de tickets Créer, Voir tous les tickets, Modifier tous les tickets que l'utilisateur peut voir.
• Chef de projet et responsable commercial : comme le conducteur de travaux. Le responsable commercial a également besoin d'accéder aux dossiers de Documents pour les notifications.
• Réservez l'autorisation utilisateur Compte, qui permet le déverrouillage, au moins de personnes possible.

Importer les plans

Importez un plan par étage et un plan de masse qui montre les voies d'accès, la base vie et les propriétés voisines.

Pour importer des plans dans l'application web :

1. Cliquez sur Plans dans le menu principal.
2. Sélectionnez le dossier dans lequel les plans doivent être placés.
3. Cliquez sur Ajouter un nouvel élément.
4. Cliquez sur Importer des plans.
5. Sélectionnez les fichiers sur votre ordinateur. Les plans peuvent être des fichiers PDF, JPG ou PNG. Un PDF de plusieurs pages devient un plan par page.
6. Cliquez sur Importer.

Pour en savoir plus, consultez Télécharger des plans dans l'application Web.

Mettre en place le projet

• Ajoutez le formulaire Preuve au projet. Pour en savoir plus, consultez Gérer les formulaires d'un projet.
• Dans Documents, créez un dossier « Notifications et correspondance » avec un sous-dossier par catégorie de réclamation. Activez le contrôle d'accès afin que seule l'équipe projet puisse le voir. Pour en savoir plus, consultez Ajouter et gérer des fichiers/dossiers et Contrôle d'accès aux fichiers/dossiers.
• Ajoutez le formulaire Preuve aux favoris dans l'application mobile, afin que la consignation d'un événement soit accessible d'une seule pression. Pour en savoir plus, consultez Gérer les formulaires favoris pour le menu d'accès rapide.
• Sur le téléphone de chaque conducteur de travaux, autorisez les positions GPS pour les photos. Pour en savoir plus, consultez Paramètres de l'application dans l'application mobile.

Consigner un événement (chantier, application mobile)

Le jour même, avant de quitter le chantier, dans l'application mobile.

1. Appuyez sur la position de l'événement sur le plan, par exemple l'entrée du chantier sur le plan de masse, et choisissez le formulaire Preuve. Le ticket reçoit son numéro, par exemple PR-7.
2. Appuyez sur l'icône Appareil photo et prenez une photo large qui montre où.
3. Prenez une photo rapprochée qui montre quoi, puis appuyez sur l'icône d'importation pour joindre les photos au ticket. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des pièces jointes aux tickets > Prendre une seule photo.
4. Pour des dommages, faites défiler jusqu'à Photos après, appuyez sur + Ajouter une pièce jointe et ajoutez plutôt les photos à cet endroit. Ajoutez toute photo antérieure du même endroit dans Photos avant. Pour en savoir plus, consultez Ajouter des pièces jointes aux tickets.
5. Renseignez les champs :
   Titre : « Voie d'accès fermée par l'école, livraisons refoulées ».
   Catégorie de réclamation : Accès.
   Date de l'événement : aujourd'hui.
   Attributaire : le chef de projet.
   Date d'échéance : aujourd'hui plus 14 jours.
   Description : « Voie d'accès fermée par l'école à partir de 07:30 pour les examens. Livraison de béton pour la dalle du niveau 2 refoulée à 08:10. Le gardien de l'école a indiqué que la fermeture est prévue pendant toute la semaine prochaine. »
   Effet : « Coulage de la dalle du niveau 2 reporté. Équipe béton de 6 personnes inactive depuis 08:00. Équipe de coffrage déplacée sur le noyau d'escalier. »
   Dictez la description et l'effet si c'est plus rapide. Pour en savoir plus, consultez Remplir les champs des tickets avec la voix.
6. Enregistrez. Le chef de projet est averti par e-mail et par notification push.

Si l'événement se poursuit sur plusieurs jours, ouvrez chaque jour le même ticket, ajoutez les photos du jour et rédigez un commentaire sur ce qui s'est passé ce jour-là. Ne créez pas un nouveau ticket pour chaque jour. Pour en savoir plus, consultez Commenter un billet.

Sans réseau, continuez à consigner. L'application enregistre le ticket et les photos et se synchronise dès le retour en ligne. Pour en savoir plus, consultez Travailler hors ligne.

Dommages causés par des tiers

Lorsqu'une autre entreprise endommage vos travaux et que son personnel de chantier reconnaît les faits sur place :

1. Consignez l'événement comme ci-dessus, avec la Catégorie de réclamation Dommages causés par des tiers.
2. Laissez son représentant vérifier les photos et la description sur votre téléphone.
3. Appuyez sur + Ajouter une signature et activez le bouton Signez en tant que quelqu'un d'autre.
4. Saisissez son nom, laissez-le tracer sa signature et appuyez sur Sign.
5. Appuyez de nouveau sur + Ajouter une signature, tracez votre propre signature et appuyez sur Sign.
6. Appuyez sur le bouton flèche pour fermer et enregistrer le ticket. Il est désormais verrouillé avec les deux signatures.

Pour en savoir plus, consultez Signer un billet.

Évaluer et notifier (chef de projet, application web)

Chaque semaine, et toujours avant l'échéance de notification.

1. Filtrez les tickets Preuve au statut Ouvrir et enregistrez le filtre sous le nom « Preuves à évaluer ». Pour en savoir plus, consultez Filtrer les billets.
2. Dans la vue liste, triez les tickets par Date d'échéance.
3. Pour chaque ticket, passez le statut à En cours et décidez si une notification est nécessaire.
4. Si oui, rédigez la notification dans la forme prescrite par votre contrat, en citant le numéro du ticket, par exemple « PR-7 », et envoyez-la.
5. Enregistrez la notification dans Documents sous la catégorie de réclamation, et joignez-la au ticket depuis Documents. Pour en savoir plus, consultez Joindre des documents aux tickets via la gestion des documents dans l'application Web.
6. Renseignez Notification envoyée le et passez le statut à Résolu.
7. Si aucune notification n'est nécessaire, rédigez un commentaire avec la raison et passez le statut à Fermé.

Les rappels de date d'échéance parviennent à l'attributaire avant l'échéance, selon ses paramètres de notification. Filtrez sur Échéance dans 3 jours pour voir quelles notifications arrivent à échéance. Pour en savoir plus, consultez Configurer les notifications par courrier électronique.

Geler le relevé

Une fois la notification envoyée, verrouillez le ticket afin que ses champs et ses pièces jointes ne puissent plus être modifiés.

1. Ouvrez le ticket.
2. Ouvrez le menu More, puis cliquez sur Lock ticket.

Pour trouver les tickets qui doivent encore être verrouillés, filtrez les tickets Preuve au statut Résolu avec le critère de filtre Est verrouillée réglé sur Non. Pour en savoir plus, consultez Verrouiller un ticket.

Après le verrouillage, ajoutez les évolutions ultérieures sous forme de commentaires. La réponse de l'autre partie, un effet révisé, l'issue d'une réunion : chacun est un commentaire daté sur le ticket, à côté du relevé d'origine. Le statut, l'attributaire, les destinataires, l'avancement et les commentaires restent modifiables sur un ticket verrouillé.

Le journal affiche chaque modification du ticket avec l'utilisateur et l'heure, y compris le moment où il a été verrouillé. Pour en savoir plus, consultez Suivre l'activité d'un ticket dans le journal.

Voir qui a modifié un ticket et quand

Le journal du ticket liste chaque modification du ticket, chaque commentaire et chaque pièce jointe ajoutée ou supprimée, chacun avec l'utilisateur et l'heure.

Le journal n'est pas disponible dans l'application mobile hors ligne. Pour en savoir plus, consultez Suivre l'activité d'un ticket dans le journal.

Retrouver les preuves pour une réclamation (bureau, application web)

Lorsque la demande de prolongation de délai est préparée en fin de projet :

1. Filtrez les tickets Preuve avec la Catégorie de réclamation Accès et Informations tardives, créés pendant la période de la réclamation. Pour en savoir plus, consultez Filtrer les billets.
2. Créez un rapport de ticket en PDF de ces tickets, avec toutes les photos, la description, l'effet, les commentaires, les signatures et le journal. Dans un modèle de rapport de ticket de base, ajoutez Description, Effet, Photos avant et Photos après comme attributs, sélectionnez Afficher les signatures, et réglez Journal sur Inclure le registre d'activités et les commentaires. Pour en savoir plus, consultez Créer un rapport de ticket (PDF) et Créer des modèles de rapport de ticket de base.
3. Exportez les mêmes tickets vers Excel pour l'analyse du planning. Pour en savoir plus, consultez Exporter des tickets vers Excel dans l'application Web.
4. Pour chaque événement, ouvrez SiteView, sélectionnez le plan et le parcours de la semaine concernée, et capturez l'état de la zone. Pour en savoir plus, consultez Visualiser et gérer les tirages.
5. Récupérez les rapports de chantier des mêmes jours pour la météo, les effectifs et les heures perdues. Pour en savoir plus, consultez Site Reports: Workflows in PlanRadar.
6. Rassemblez les notifications depuis les dossiers de Documents.

Pour retrouver toutes les photos ajoutées au cours d'une semaine donnée sur l'ensemble des tickets du projet, utilisez la vue des pièces jointes des tickets de Documents et filtrez par Créé le. Pour en savoir plus, consultez Visualiser et filtrer les pièces jointes de tous les tickets dans l'application Web.

Si votre avocat ou votre consultant en réclamations a besoin de tout, exportez l'ensemble du projet sous forme de fichier ZIP, avec tous les tickets dans Excel, les photos, les plans avec les positions des tickets, tous les rapports de projet et, en option, tous les documents. Pour en savoir plus, consultez Exporter un projet dans l'application Web.