Entregas: Visão geral

Sobre as entregas

Uma entrega é o momento em que a responsabilidade por um trabalho passa de uma parte para a seguinte. A entrega final passa o edifício concluído da construtora para o proprietário, e com ele o risco, as chaves, as garantias e todos os documentos de que o proprietário precisa para operar o edifício. Entregas menores acontecem ao longo de todo o projeto: uma disciplina entrega uma área à seguinte, a construtora da estrutura entrega o edifício à empresa de fit-out, a construtora entrega cada apartamento ao seu comprador.

Toda entrega tem as mesmas três partes. Uma vistoria que estabelece o estado do trabalho, com uma lista do que ainda está pendente. Um registro formal que as duas partes assinam. E um pacote de informações que acompanha o trabalho: certificados, manuais, plantas as-built, garantias. A falta de qualquer um deles causa problemas mais tarde, geralmente quando começa o período de garantia e ninguém consegue provar o que estava pendente no dia.

A entrega é onde termina a gestão de defeitos e começa a manutenção. Os itens pendentes são defeitos. Leia mais em Defect Management: Overview. A operação posterior é tratada em Manutenção e reparos: Visão geral.

Onde as entregas acontecem

• Na conclusão do edifício, da construtora para o proprietário e o seu gerente de facilities.
• Na conclusão de cada unidade, da incorporadora para o comprador de um apartamento ou o locatário de uma unidade.
• Entre disciplinas, quando o trabalho de uma disciplina termina e a seguinte assume a área.
• Entre construtoras, por exemplo da construtora de estrutura e núcleo para a empresa de fit-out.
• Dentro da própria construtora, da equipe de obra para a equipe de pós-obra ou de assistência técnica.

Terminologia

Seja qual for o nome da entrega no seu contrato, o registro precisa mostrar as mesmas coisas: quem entregou o quê a quem, em qual data, em qual estado, com quais itens pendentes e com quais documentos.

O que o PlanRadar cobre

O PlanRadar cobre cada uma das três partes.

• A vistoria. Um ticket Entrega por área ou unidade, com um checklist do que é verificado na entrega. Cada item pendente é um ticket de defeito, vinculado ao item do checklist de onde veio, fixado na planta e atribuído à disciplina que precisa corrigi-lo.
• O registro formal. O ticket Entrega é assinado pelas duas partes e bloqueado. Quando a sua empresa tem um termo de entrega fixo, o termo é um relatório de projeto preenchido a partir do seu próprio formulário em PDF, com os tickets de entrega anexados, e não pode ser alterado depois de enviado.
• O pacote de informações. Os certificados, manuais, garantias e plantas as-built são guardados em Documentos, em uma estrutura de pastas que o proprietário reconhece. O proprietário recebe acesso ao projeto como observador ou recebe uma exportação do projeto inteiro.

O SiteView acrescenta um registro 360° de cada ambiente no dia da entrega.

O que o PlanRadar não decide é se o trabalho está pronto para a entrega ou o que conta como item menor. Isso vem do seu contrato. O PlanRadar registra o que foi vistoriado, o que estava pendente, quem assinou e quando, e mantém os documentos junto com o registro.

Funções e fluxo de trabalho

Funções

Os subcontratados são gratuitos. Eles veem apenas os tickets atribuídos a eles ou ao seu grupo e podem definir Resolvido, mas não Fechado. Podem fazer o upload de arquivos nos campos de anexo para os quais têm permissão de edição, e é assim que os seus certificados chegam ao ticket de entrega. O representante do proprietário geralmente é um observador: vê todos os tickets do projeto e os seus documentos e não altera nada. Leia mais em Tipos de usuários.

Fluxo de trabalho

O processo tem quatro etapas: preparar, vistoriar, assinar, encerrar.

1. Preparar. O gerente de projeto cria o formulário Entrega com o seu checklist, configura as pastas em Documentos, pede a cada disciplina os seus documentos e cria um ticket Entrega por área.
2. Vistoriar. O gerente de obra e o representante do proprietário percorrem cada área. O checklist é preenchido, e cada item pendente se torna um ticket de defeito vinculado ao item do checklist.
3. Assinar. As duas partes assinam o ticket Entrega no tablet, o que o bloqueia. Quando é exigido um termo de entrega, ele é preenchido como relatório de projeto e enviado.
4. Encerrar. As disciplinas corrigem os itens pendentes. O gerente de projeto os fecha, completa o pacote de documentos e dá ao proprietário acesso ou uma exportação.

Cada etapa é explicada em Entregas: Fluxos de trabalho no PlanRadar.

O exemplo destes artigos

Uma construtora entrega um edifício de escritórios de cinco pavimentos ao proprietário. O gerente técnico de projeto do proprietário vistoria cada pavimento com o gerente de obra da construtora, e o gerente de facilities do proprietário assume as instalações prediais. Antes da entrega, cada disciplina precisa fornecer os seus certificados, manuais e plantas as-built. Os itens pendentes encontrados na vistoria precisam ser corrigidos em até quatro semanas.

O exemplo usa um ticket Entrega por pavimento e um para as instalações prediais, um formulário Defeito para os itens pendentes, o termo de entrega próprio da empresa como relatório de projeto e uma pasta em Documentos por disciplina. Quando uma decisão poderia razoavelmente ser tomada de outra forma, uma breve nota indica a alternativa.

Planejar a configuração da entrega

Um ticket de entrega por quê?

A maioria das entregas de edifícios combina a primeira e a última: tickets de área para a construção, tickets de sistema para as instalações. Leia mais em Importar e atualizar tíquetes para criar tickets de unidade em massa.

O que vai no checklist?

Use um campo de checklist no formulário Entrega para os itens verificados em toda entrega. Um conjunto comum:

• Todos os defeitos de pré-entrega fechados.
• Limpeza feita.
• Chaves e cartões de acesso entregues.
• Leituras dos medidores registradas.
• Instruções de operação passadas à equipe de facilities.
• Certificados e manuais fornecidos.

Mantenha Ativar vinculação de tickets ativado no campo de checklist, que é o padrão, para que um item pendente seja criado como ticket de defeito diretamente a partir do item do checklist ao qual pertence. Você pode limitar os tickets vinculados ao seu formulário Defeito. O defeito vinculado é um ticket próprio, com o seu próprio responsável e status. Os tickets vinculados em checklists estão disponíveis em contas Pro e Enterprise criadas após fevereiro de 2022. Leia mais em Usar tickets vinculados em checklists e Editar propriedades do campo.

Os valores que precisam ser anotados, como leituras de medidores ou o número de chaves, vão em campos de número no formulário, para que apareçam no relatório.

Como a entrega é assinada?

Assinaturas, bloqueio e anexação de tickets a relatórios de projeto estão disponíveis em contas Pro e Enterprise criadas após fevereiro de 2022. Ative Assinaturas nas configurações do formulário, o que também ativa o bloqueio. Leia mais em Assinar um tíquete, Relatórios de projetos e Editar configurações do formulário.

Quando o proprietário quiser aprovar formalmente cada área por meio de um fluxo de aprovação em vez de assinar na obra, use as aprovações de tickets. Leia mais em Aprovações.

Como o pacote de documentos é organizado?

O proprietário vai procurar documentos por disciplina ou por sistema, anos depois de a equipe da construtora ter ido embora. Organize Documentos da forma como o proprietário vai pesquisar:

• Uma pasta por disciplina ou sistema, por exemplo "04 Elétrica", com subpastas para certificados, manuais de operação e manutenção, garantias e plantas as-built.
• Uma pasta para o registro da entrega: o termo assinado, os relatórios de tickets, a lista de itens pendentes.
• Faça o upload de novas versões de um arquivo em vez de novos arquivos, para que o proprietário sempre abra a versão atual. As versões de arquivos estão disponíveis em contas Enterprise criadas após fevereiro de 2022. Leia mais em Criar e gerenciar versões de arquivos.

Quando os documentos precisarem ser conferidos antes de entrarem no pacote, solicite a aprovação deles. As aprovações estão disponíveis em contas Pro e Enterprise criadas após fevereiro de 2022. Leia mais em Solicitação de aprovação de documentos.

O Gerenciamento de documentos está disponível em contas Pro e Enterprise criadas após fevereiro de 2022. Um único arquivo pode ter até 2 GB. Leia mais em Gerenciamento de documentos.

Como o proprietário recebe os dados?

Leia mais em Exportar um projeto no Webapp e Controle de acesso a arquivos/pasta.

O que evitar

• Reunir os documentos na última semana. Peça a cada disciplina os seus documentos quando o trabalho dela começar, com um campo de anexo ou uma pasta em Documentos para o upload.
• Itens pendentes em um campo de texto do ticket de entrega. Eles não podem ser atribuídos, acompanhados nem fechados. Cada item é um ticket de defeito.
• Entregar sem assinaturas. Uma lista que ninguém assinou não prova nada sobre o que foi combinado.
• Editar um ticket de entrega assinado. Desbloquear remove todas as assinaturas. Se algo mudar depois da entrega, registre-o em um comentário ou em um novo ticket.
• Uma estrutura de documentos que só a construtora entende. Use a numeração de disciplinas ou de sistemas do proprietário, se ele tiver uma.
• Remover o projeto depois da entrega. Arquive-o, exporte-o ou mantenha o proprietário como observador.

Suporte de IA para entregas

O Agente de verificação da resolução cria o subticket de verificação com o mesmo formulário do defeito resolvido, por isso o formulário Defeito precisa do campo Ticket principal.

Um agente de IA só cria um ticket, um comentário ou um e-mail. Ele não pode assinar, bloquear nem fechar um ticket. Leia mais em Criar e gerenciar os seus agentes de IA.

Etapas para gerenciar entregas no PlanRadar

Entregas: Fluxos de trabalho no PlanRadar explica cada etapa: preparar os formulários, as pastas e a coleta de documentos, fazer a vistoria de entrega, assinar a entrega e o termo, encerrar os itens pendentes e dar ao proprietário os dados.

Outras possibilidades

• Grave uma execução do SiteView de cada pavimento no dia da entrega, como registro 360° do estado na entrega. Leia mais em SiteView.
• Registre itens pendentes off-line em subsolos e casas de máquinas. O aplicativo móvel sincroniza quando volta a ficar online. Leia mais em Trabalhando off-line.
• Dê a cada disciplina os seus itens pendentes em PDF depois da vistoria. Leia mais em Criar um relatório de tíquetes (PDF).
• Mostre as assinaturas com nome e data e hora no relatório do ticket de entrega. Leia mais em Assinar um tíquete.
• Compare a versão final da planta com as versões anteriores antes de fazer o upload das plantas as-built. Leia mais em Visualizar e comparar versões de plantas no Webapp.
• Continue com os mesmos formulários e o mesmo projeto para os defeitos relatados depois da entrega. Leia mais em Defect Management: Workflows in PlanRadar.