Rellenar el formulario de una entrada

Visión general

Puede que haya empezado por Crear un ticket y haya avanzado hasta Seleccionar un formulario, o puede que esté editando un ticket existente. Aquí aprenderá a rellenar el formulario de un ticket y sobre los campos predefinidos y personalizados.

Acceso y permisos

Campos predefinidos

Los campos predefinidos vienen con funcionalidades especiales, por ejemplo, dónde se ve el título, cómo se visualiza el estado o qué ocurre con el asignado, los destinatarios y las fechas de vencimiento.

Dispone de los siguientes campos predefinidos:

Título

Cada ticket debe tener un título. Ayuda a identificar el ticket, además del ID del ticket, que es un número de secuencia asignado automáticamente. El título debe resumir brevemente el propósito del ticket sin ser demasiado largo.

Estado

Se recomienda utilizar el campo de estado siempre que tenga un flujo de trabajo en el que se asignen tareas o problemas para trabajar en ellos y resolverlos.

Cada estado tiene asignado un color.

Progreso

Siga el progreso del ticket en porcentaje.

Cesionario

El asignatario es la persona que trabaja en el ticket para resolverlo.

Receptor (CC)

Añada usuarios como receptores para mantenerlos informados sobre las actividades del ticket - similar al campo CC en los correos electrónicos. Recibirán notificaciones como si el ticket les hubiera sido asignado.

Fecha de vencimiento y fecha de prórroga

Establezca una fecha de vencimiento para enviar recordatorios automáticamente antes de que se alcance la fecha de vencimiento. Utilice fechas de prórroga si las fechas de vencimiento no se han cumplido o no se van a cumplir.

Prioridad

El campo de prioridad está configurado por defecto en Normal. Puede cambiarlo a Baja o Alta para mostrar qué tickets deben resolverse primero.

Billete para los padres

Al seleccionar un billete padre, su billete actual se convertirá en un billete secundario del billete padre seleccionado.

Campos personalizados

Los campos personalizados tienen asignado un nombre personalizado y uno de los siguientes tipos de campo.

Fecha

Para fijar una fecha:

1. Haga clic en Elija la fecha para abrir el selector de fecha
2. Pulse sobre el día para seleccionarlo
   

   

3. Seleccione un mes en el menú desplegable antes de seleccionar un día
4. O pulse siguiente mes
5. O pulse mes anterior
   

   

6. Seleccione un año en el menú desplegable antes de seleccionar un mes
   

   

Para cambiar/borrar una fecha:

1. Pulse sobre la fecha para abrir el selector de fechas y seleccione una nueva fecha
2. O pulse X para eliminar la fecha.

Tiempo

Para fijar una hora:

1. Introduzca las horas y los minutos en el teclado
2. O pulse sobre el icono de la hora
3. A continuación, pulse sobre las horas y los minutos

Lista

Para seleccionar uno de los valores proporcionados de un campo de lista:

1. Haga clic en Seleccionar... para abrir el menú desplegable
   Para buscar valores comience a escribir cuando el menú desplegable esté abierto.
2. Pulse sobre el valor, por ejemplo Sunny para seleccionarlo

Para borrar el valor o valores seleccionados de un campo de lista:

1. Haga clic en X

Para seleccionar un valor adicional:

1. Los valores seleccionados aparecen con un fondo gris
2. Vuelva a abrir el menú desplegable para seleccionar otro valor
3. Pulse sobre el valor, por ejemplo Windy para seleccionarlo

Para borrar un único valor de un campo de lista:

1. Haga clic en X junto al valor

Texto corto y largo

Los campos de texto corto están limitados a una línea.

Los campos de texto largos pueden tener varias líneas. Por defecto se muestran 3 líneas, pero puede arrastrar y soltar el marco para mostrar más líneas temporalmente.

Número y decimal

Los campos numéricos sólo admiten números enteros, por ejemplo '25', mientras que los campos decimales aceptan números decimales. El separador decimal siempre se representa con un punto ('.'), independientemente de la configuración de su idioma.

Para introducir una cifra o un número decimal:

1. Haga clic en el campo y empiece a escribir con el teclado
2. O utilice los botones de flecha para aumentar o disminuir el número

Casilla de verificación

El campo de la casilla de verificación está desactivado por defecto. Seleccione la casilla de verificación para mostrar la marca de verificación.

Usuario

Un formulario puede tener campos de usuario personalizados, que funcionan de forma similar a los campos de asignatario y receptor.

Adjuntar

Un formulario puede tener campos de adjuntos personalizados. Funcionan de forma similar a los adjuntos generales de los tickets, pero ayudan a separar los adjuntos según su finalidad. Por ejemplo, puede capturar fotos del antes y el después en un campo separado.

Lista de control

Un formulario puede tener campos de lista de comprobación personalizados. Permiten seleccionar una de tres opciones de respuesta y notas, archivos adjuntos o tickets vinculados opcionales/obligatorios. Las opciones de respuesta y los colores pueden configurarse para cada campo de la lista de comprobación a partir de conjuntos predefinidos de opciones, por ejemplo, Sí (verde), No (rojo) y N/A (azul).

Ejemplo de diferentes opciones de respuesta y colores:

Lista de control: Seleccionar respuestas

Para seleccionar una respuesta:

1. Haga clic en la respuesta, por ejemplo Pass
   

   

2. Verá las respuestas seleccionadas con un color de fondo definido para cada campo de la lista de comprobación, por ejemplo, verde
   

   

Para anular la selección de una respuesta:

1. Haga clic en la respuesta, por ejemplo Pase (con un color de fondo, por ejemplo verde)
   

   

2. Verá las respuestas deseleccionadas sin color de fondo
   

   

Lista de control: Notas

Para añadir una nota (en caso de que el campo de la lista de comprobación tenga activada esta propiedad):

Una nota permanece visible en el campo de lista de comprobación en cuanto tiene contenido, o cuando una nota es obligatoria para la respuesta seleccionada. En caso contrario, queda detrás del botón +. En la aplicación móvil, una nota guardada se muestra con un enlace Editar nota en lugar de un campo de texto abierto.

Lista de control: Anexos

Para añadir uno o varios archivos adjuntos a un campo de lista de comprobación:

Para ver los archivos adjuntos de un campo de la lista de comprobación:

En la aplicación móvil, la acción de adjuntar queda detrás del botón + hasta que el campo de lista de comprobación tiene archivos adjuntos, o cuando un archivo adjunto es obligatorio para la respuesta seleccionada. En la Webapp, el contador de archivos adjuntos permanece visible en el campo de lista de comprobación en cualquier caso.

Lista de control: Tickets vinculados

Desde un campo de lista de comprobación puede crear tickets nuevos o vincular tickets existentes, de modo que los problemas que encuentre al rellenar el formulario queden documentados como tickets asociados a esa misma pregunta. Los tickets vinculados se listan en el campo de lista de comprobación con su título y su estado.

Campos obligatorios

Cada campo puede definirse como obligatorio, lo que significa que tiene que rellenarlo antes de poder guardar el ticket.

Los campos obligatorios aparecen resaltados con un '*' delante del nombre del campo:

Si olvida rellenar los campos obligatorios antes de guardar un ticket, obtendrá un error y los campos obligatorios aparecerán resaltados:

También es posible que sea obligatorio adjuntar una foto o un vídeo. Si no se hace, también recibirá una advertencia:

Grupos de campos de entradas

Los campos de las entradas pueden agruparse, lo que le permite contraer y expandir los campos del grupo.

Para contraer los campos de un grupo:

1. Haga clic en la cabecera del grupo con la flecha hacia arriba

Para ampliar los campos de un grupo:

1. Haga clic en la cabecera del grupo con la flecha hacia abajo

Si un grupo contiene campos obligatorios, el grupo también mostrará el *.

Permisos de campo

WebApp

Los campos del ticket que no tiene permiso para editar tienen un fondo gris:

Móvil

Los campos de ticket para los que no tiene permiso de edición muestran un icono de candado:

Visibilidad condicional

Algunos campos del formulario sólo pueden aparecer cuando se cumplen determinadas condiciones. Por ejemplo, la selección de un determinado elemento de la lista podría mostrar un campo de texto adicional para capturar más detalles.

Barra de finalización del ticket

Si la barra de finalización está activada para su formulario, una barra en la parte superior del ticket muestra en forma de porcentaje lo completo que está, por ejemplo 50% ticket completion. Se actualiza en tiempo real a medida que rellena los campos, sin necesidad de guardar, y es de solo lectura: no puede establecer su valor manualmente.

Si un formulario usa grupos de campos, un grupo puede tener su propia barra en la parte superior de ese grupo, que se muestra de la misma manera, por ejemplo 40% group completion.

Ejemplo de una barra de finalización del ticket y de una barra de finalización de grupo:

Un campo cuenta como completado en cuanto tiene un valor: por ejemplo, un texto escrito, un número, una fecha o una hora establecidos, al menos una opción elegida en un campo de lista o de usuario, o al menos un archivo añadido a un campo de adjuntos. Un campo de lista de control cuenta en cuanto selecciona una respuesta y añade las notas o adjuntos que requiera esa respuesta.

Los campos que ya tienen un valor predeterminado cuentan como completados desde el momento en que abre el ticket, por lo que la barra puede empezar por encima del 0 %.

La barra solo cuenta los campos que usted puede ver realmente. Los campos ocultos por Permisos de campo o por Visibilidad condicional quedan fuera tanto del recuento como del total, por lo que dos personas pueden ver porcentajes de finalización distintos para el mismo ticket.

La barra de finalización funciona igual en la web, en iOS y en Android. En el móvil se calcula en su dispositivo, por lo que sigue actualizándose incluso cuando no tiene conexión.

Guardar un billete

Un ticket puede guardarse en cualquier momento si se rellenan todos los campos obligatorios.

Para guardar un nuevo billete:

WebApp

1. Rellene todos los campos obligatorios
2. Haga clic en Guardar para guardar el ticket y mantenerlo abierto
3. Opcional: Haga clic en Guardar y cerrar para guardar el ticket y cerrarlo

iOS

1. Rellene todos los campos obligatorios
2. Haga clic en la marca de verificación para guardar el ticket y cerrarlo

Android

1. Rellene todos los campos obligatorios
2. Haga clic en Guardar para guardar el ticket y cerrarlo

Una vez guardados, los billetes se sincronizan al instante en todos los dispositivos si está conectado.