Documentation de l'avancement : Vue d'ensemble

À propos de la documentation de l'avancement

La documentation de l'avancement consigne l'état des travaux à intervalles réguliers tout au long du chantier : ce qui est terminé, ce qui est en cours et ce qui n'a pas commencé, zone par zone et corps de métier par corps de métier, avec des photos qui le montrent. Tenue chaque semaine ou chaque mois, elle devient l'historique visuel du projet.

Elle répond à deux questions. Où en est le projet aujourd'hui par rapport au planning ? Et à quoi ressemblait le chantier à une date donnée ? La première question vient chaque mois du client, du prêteur et de votre propre direction. La seconde arrive plus tard, lors d'un litige de paiement, d'une réclamation pour retard ou d'un cas de garantie, quand plus personne ne se souvient si le plafond du niveau 4 a été fermé en mars ou en avril.

La documentation de l'avancement est liée au rapport de chantier quotidien, mais ce n'est pas le même document. Un rapport de chantier indique ce qui s'est passé un jour donné. La documentation de l'avancement indique jusqu'où chaque partie du bâtiment est arrivée. Pour en savoir plus, consultez Site Reports: Overview.

Quand la documentation de l'avancement est exigée

• Par le client ou le promoteur, sous forme de rapport d'avancement mensuel avec photos et comparaison avec le planning.
• Par le prêteur, dont le contrôleur technique confirme l'avancement avant chaque déblocage de fonds.
• Par le contrat, lorsque les paiements intermédiaires sont liés à des étapes ou à un pourcentage d'achèvement.
• Par votre propre direction, pour voir sur l'ensemble des projets lesquels sont en retard.
• Par l'entreprise elle-même pour se protéger, comme preuve de ce qui était terminé et à quelle date, avant que les corps de métier suivants ne le recouvrent.

Terminologie

Quel que soit le nom du rapport, le relevé doit montrer les mêmes éléments : quelle partie des travaux, jusqu'où elle est avancée, à quelle date, et une photo qui le prouve.

Ce que couvre PlanRadar

PlanRadar enregistre l'avancement de trois manières, et la plupart des entreprises les combinent.

• Tickets d'avancement. Un ticket par zone et par corps de métier, par exemple « Niveau 3, plâtrerie », avec un pourcentage d'avancement, un statut et des photos. Le ticket est placé sur le plan, de sorte que l'avancement est lié à un emplacement. Les tickets peuvent être ajoutés au planning du projet, où leur avancement est cumulé dans les phases.
• Parcours SiteView. Une caméra 360° fixée sur un casque enregistre le chantier pendant qu'une personne le parcourt. Chaque parcours est daté et positionné sur le plan, de sorte que n'importe quel point du chantier peut être comparé côte à côte entre deux dates.
• Photos à point de vue fixe. Un ticket par point de vue, avec une nouvelle photo ajoutée chaque semaine, donne une série chronologique de la même vue.

Les rapports sont produits à partir des mêmes données : un rapport de ticket en PDF avec photos pour n'importe quelle période, un export du planning en PDF et un lien public vers un parcours SiteView pour les personnes extérieures à PlanRadar.

Ce que PlanRadar ne fait pas, c'est juger de l'avancement des travaux. SiteView ne calcule pas l'avancement à partir des images, et le champ d'avancement est renseigné par une personne. Quelqu'un sur le chantier décide que la plâtrerie du niveau 3 est terminée à 60 %. PlanRadar enregistre ce chiffre, le relie à une date, un emplacement et une photo, et le conserve.

Rôles et workflow

Rôles

Les sous-traitants sont gratuits. Ils peuvent modifier le statut et l'avancement des tickets qui leur sont attribués ou à leur groupe, ajouter des photos et rédiger des commentaires, ce qui correspond exactement aux besoins pour signaler l'avancement d'un lot. Ils ne peuvent pas passer un ticket au statut Fermé et ne voient ni le planning, ni SiteView, ni les statistiques. Les observateurs voient tous les tickets et le planning et peuvent créer des rapports de ticket, mais ne peuvent rien modifier. Pour en savoir plus, consultez Types d'utilisateurs.

Workflow

Le processus se déroule en quatre étapes : mise en place, relevé, rapport, consultation.

1. Mise en place. Le chef de projet crée le formulaire Avancement et les listes Étape et Lot, importe un plan par étage, crée un ticket d'avancement par zone et par corps de métier, et ajoute les tickets aux phases du planning.
2. Relevé. Chaque semaine, le conducteur de travaux enregistre un parcours SiteView en suivant le même itinéraire, ajoute la photo hebdomadaire à chaque ticket à point de vue fixe et met à jour l'avancement sur les tickets. Les sous-traitants mettent à jour les tickets qui leur sont attribués.
3. Rapport. Une fois par mois, le chef de projet vérifie les chiffres, clôture les travaux terminés et envoie au client le rapport d'avancement en PDF avec le planning et un lien vers le dernier parcours SiteView.
4. Consultation. Lorsque quelqu'un demande à quoi ressemblait le chantier à une date donnée, le parcours SiteView de cette semaine, les photos datées et les rapports mensuels précédents y répondent.

Chaque étape est expliquée dans Documentation de l'avancement : Workflows dans PlanRadar.

L'exemple de ces articles

Une entreprise générale construit un immeuble résidentiel de six étages et 40 appartements en 14 mois. Six corps de métier interviennent en sous-traitance : plâtrerie, électricité, plomberie, chape, menuiseries extérieures et peinture. Le promoteur reçoit un rapport d'avancement chaque mois, et le contrôleur technique du prêteur vérifie l'avancement avant chaque déblocage de fonds. Le conducteur de travaux enregistre une fois par semaine un parcours SiteView de chaque étage, et le représentant du promoteur dispose d'un utilisateur observateur pour consulter le planning et les tickets entre deux rapports.

Lorsqu'une décision pourrait raisonnablement être prise autrement, une courte note signale l'alternative.

Planifier la mise en place de votre documentation de l'avancement

Que représente un ticket d'avancement ?

Ce choix détermine la finesse du rapport et l'effort nécessaire pour le tenir à jour.

Quel que soit votre choix, conservez-le pendant tout le projet. Un rapport qui change d'unité en cours de route ne peut plus être comparé aux précédents. Pour créer les tickets en masse, consultez Importer et mettre à jour des tickets.

Avancement, statut ou les deux ?

Le ticket comporte deux champs qui indiquent où en est un élément, et ils ne sont pas liés. Chacun est mis à jour manuellement.

• Progression est un pourcentage de 0 % à 100 %. Utilisez-le pour des travaux qui durent plusieurs semaines, lorsque le client veut voir 30 %, 60 %, 90 %.
• Statut a six valeurs fixes : Ouvrir, En cours, Résolu, Retour d'information, Rejeté et Fermé. Utilisez-le pour montrer où en sont les travaux : Ouvrir pour non commencé, En cours pour commencé, Résolu lorsque le corps de métier déclare avoir terminé, Fermé lorsque le conducteur de travaux a vérifié.

L'exemple utilise les deux. Dans le planning, un ticket au statut Fermé compte pour 100 % quelle que soit sa valeur d'avancement ; sinon, c'est la valeur d'avancement qui est utilisée. Pour en savoir plus, consultez Définir le statut et l'état d'avancement d'un ticket et Horaires.

Convenez d'une règle sur la signification d'un pourcentage, par exemple « plâtrerie : 30 % = ossature posée, 60 % = parement sur une face, 90 % = parement posé et joints faits ». Sans elle, deux chefs d'équipe déclarent le même mur à 40 % et à 70 %.

Les tickets doivent-ils figurer dans le planning ?

Si le projet dispose d'un planning dans PlanRadar, ajoutez les tickets d'avancement à ses phases. Le planning calcule alors l'avancement de chaque phase à partir de ses tickets, met en évidence les tickets et phases en retard, et vous donne le prévu par rapport au réalisé dans une seule vue. Importez le planning depuis Microsoft Project, Asta Powerproject ou Primavera P6 plutôt que de le reconstruire.

Les plannings sont disponibles dans les formules Pro et Enterprise. Chaque projet a un planning, avec jusqu'à 2 000 phases et tickets. Pour en savoir plus, consultez Horaires et Importer et exporter un calendrier depuis/vers Microsoft Project et d'autres logiciels.

Sans planning, utilisez la date d'échéance du ticket comme date d'achèvement prévue et filtrez les tickets en retard.

Photos : SiteView, points de vue fixes ou photos des tickets ?

L'exemple utilise les trois : un parcours SiteView de chaque étage chaque semaine, quatre points de vue fixes autour du bâtiment et une photo sur chaque ticket d'avancement à chaque mise à jour.

SiteView est disponible dans les formules Starter, Pro et Enterprise et doit être activé pour votre compte. Les personnes figurant sur les images sont floutées automatiquement. Pour en savoir plus, consultez SiteView et Configuration matérielle requise pour SiteView.

Comment figer le rapport mensuel ?

Les chiffres d'avancement changent chaque semaine ; le chiffre communiqué au client en mars doit donc rester accessible. Générez le rapport mensuel en PDF à la date du rapport et enregistrez-le dans Documents, dans un dossier par mois. Le rapport généré ne change pas lorsque les tickets changent par la suite. Documents est disponible pour les comptes Pro et Enterprise créés après février 2022. Pour en savoir plus, consultez Rapports sur les billets et Gestion des documents.

Les statistiques sont calculées à partir des données actuelles des tickets, et non à partir de valeurs passées. Un graphique peut montrer combien de tickets d'avancement sont fermés aujourd'hui, mais pas quels étaient les chiffres d'avancement le mois dernier. Les rapports mensuels enregistrés constituent votre série chronologique. Pour en savoir plus, consultez Statistiques.

Qui met à jour quel ticket ?

• Attribuez chaque ticket d'avancement au groupe du sous-traitant, afin que le corps de métier mette à jour son propre avancement. Les sous-traitants peuvent définir l'avancement et le statut des tickets qui leur sont attribués, mais ne peuvent pas les fermer.
• Le conducteur de travaux vérifie le chiffre lors de sa tournée hebdomadaire et le corrige si nécessaire. Seuls les utilisateurs internes peuvent modifier les autres champs et définir le statut Fermé.
• Donnez aux corps de métier une échéance hebdomadaire, par exemple le jeudi soir, afin que le parcours SiteView du vendredi et les chiffres des tickets se rapportent à la même semaine.

Pour en savoir plus, consultez Définir le cessionnaire et les destinataires d'un ticket et Créer et gérer des groupes.

Ce qu'il faut éviter

• Modifier la structure des tickets en cours de projet. Les rapports ne peuvent plus être comparés.
• Des pourcentages sans définition. Convenez de ce que signifient 30 %, 60 % et 90 % pour chaque corps de métier.
• Suivre un itinéraire différent chaque semaine. Suivez le même itinéraire et partez du même point, afin que le parcours de chaque semaine couvre les mêmes pièces.
• L'avancement dans un champ de texte. « À peu près à moitié » ne peut être ni cumulé dans un planning ni filtré.
• Écraser le rapport du mois précédent. Générez un nouveau PDF chaque mois et conservez les anciens.
• Fermer un ticket parce que le corps de métier l'a dit. Résolu signifie que le corps de métier déclare avoir terminé. Fermé signifie que vous avez vérifié.

L'IA au service de la documentation de l'avancement

L'Agent de vérification de la résolution crée le sous-ticket de contrôle avec le même formulaire que le ticket résolu ; ce formulaire a donc besoin du champ Tâche principale. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des sous-billets.

Un agent IA ne crée jamais qu'un ticket, un commentaire ou un e-mail. Il ne peut pas modifier l'avancement, fermer un ticket ni supprimer quoi que ce soit. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer vos agents IA.

Étapes pour documenter l'avancement dans PlanRadar

Documentation de l'avancement : Workflows dans PlanRadar explique chaque étape : mettre en place le formulaire, les listes, les plans et le planning, relever l'avancement chaque semaine, produire le rapport mensuel et retrouver l'état du chantier à une date donnée.

Autres possibilités

• Partagez un parcours SiteView avec le client ou le contrôleur du prêteur via un lien public, avec une date d'expiration et un mot de passe. Ils n'ont pas besoin de compte PlanRadar. Pour en savoir plus, consultez Partager des parcours SiteView en externe dans l'application Web.
• Comparez côte à côte deux images 360° du même endroit prises à des dates différentes. Pour en savoir plus, consultez Visualiser et naviguer dans des images à 360.
• Prenez des images fixes 360° haute résolution à des points précis au lieu d'un parcours complet. Pour en savoir plus, consultez SiteView images fixes à 360.
• Exportez le planning en PDF pour le rapport mensuel. Pour en savoir plus, consultez Exporter le calendrier au format PDF.
• Comptez les tickets d'avancement par statut, par corps de métier ou par étage dans Statistiques. Pour en savoir plus, consultez Statistiques.
• Tenez le journal de chantier quotidien dans le même projet, afin que le journal explique pourquoi un étage a pris du retard. Pour en savoir plus, consultez Site Reports: Overview.
• Retrouvez toutes les photos ajoutées aux tickets du projet au cours d'une semaine donnée, dans la vue des pièces jointes des tickets de Documents. Pour en savoir plus, consultez Visualiser et filtrer les pièces jointes de tous les tickets dans l'application Web.