Übergaben: Übersicht

Über Übergaben

Eine Übergabe ist der Zeitpunkt, an dem die Verantwortung für eine Leistung von einer Partei auf die nächste übergeht. Bei der Schlussübergabe geht das fertige Gebäude vom Auftragnehmer an den Bauherrn über und mit ihm die Gefahr, die Schlüssel, die Gewährleistungen und alle Unterlagen, die der Bauherr für den Betrieb des Gebäudes braucht. Kleinere Übergaben finden während des gesamten Projekts statt: Ein Gewerk übergibt einen Bereich an das nächste, der Rohbauunternehmer übergibt das Gebäude an den Ausbauunternehmer, der Generalunternehmer übergibt einzelne Wohnungen an ihre Käufer.

Jede Übergabe besteht aus denselben drei Teilen. Einer Begehung, die den Zustand der Leistung feststellt, mit einer Liste der noch offenen Punkte. Einem förmlichen Protokoll, das beide Seiten unterschreiben. Und einem Paket an Unterlagen, das mit der Leistung übergeben wird: Nachweise, Handbücher, Bestandspläne, Gewährleistungsunterlagen. Fehlt einer dieser Teile, gibt es später Probleme, meist dann, wenn die Gewährleistungsfrist beginnt und niemand nachweisen kann, was am Übergabetag noch offen war.

Mit der Übergabe endet das Mängelmanagement und der Betrieb beginnt. Die offenen Punkte sind Mängel. Lesen Sie mehr unter Defect Management: Overview. Den Betrieb danach behandelt Wartung & Instandsetzung: Übersicht.

Wo Übergaben stattfinden

Bei Fertigstellung des Gebäudes, vom Auftragnehmer an den Bauherrn und dessen Facility Manager.
Bei Fertigstellung jeder Einheit, vom Bauträger an den Käufer einer Wohnung oder den Mieter einer Einheit.
Zwischen Gewerken, wenn die Leistung eines Gewerks abgeschlossen ist und das nächste Gewerk den Bereich übernimmt.
Zwischen Auftragnehmern, zum Beispiel vom Rohbauunternehmer an den Ausbauunternehmer.
Innerhalb des Unternehmens des Auftragnehmers, vom Bauteam an das Kundendienst- oder Gewährleistungsteam.

Begriffe

Begriff	Bedeutung
Practical completion	Großbritannien. Der Zeitpunkt, an dem die Leistung bis auf geringfügige Restarbeiten fertiggestellt ist, der Besitz auf den Auftraggeber übergeht und die Mängelhaftungsfrist beginnt
Substantial completion	USA. Der Zeitpunkt, an dem die Leistung so weit fertiggestellt ist, dass der Bauherr sie für ihren vorgesehenen Zweck nutzen kann
Abnahme	Deutschland. Die förmliche Annahme der Leistung durch den Auftraggeber. Die Gefahr geht auf den Auftraggeber über und die Frist der Gewährleistung beginnt
Übernahme	Österreich. Die förmliche Übernahme der Leistung nach ÖNORM B 2110, festgehalten in einem Übergabeprotokoll
Handover protocol, Abnahmeprotokoll, Übergabeprotokoll	Das unterschriebene Protokoll der Übergabe: Datum, Parteien, Zustand der Leistung, offene Punkte, übergebene Unterlagen
Betriebs- und Wartungshandbuch (O&M manual)	Die Informationen, die der Betreiber für Betrieb und Wartung der technischen Gebäudeausrüstung braucht
Health and safety file	Großbritannien. Die nach CDM 2015 vorgeschriebene Akte mit den Informationen, die für spätere Arbeiten am Gebäude nötig sind
Bestandspläne (As-built plans)	Pläne, die das Gebäude so zeigen, wie es tatsächlich gebaut wurde, einschließlich der Änderungen während der Bauausführung

Wie auch immer die Übergabe in Ihrem Vertrag heißt, das Protokoll muss dasselbe zeigen: wer was an wen übergeben hat, an welchem Datum, in welchem Zustand, mit welchen offenen Punkten und mit welchen Unterlagen.

Was PlanRadar abdeckt

PlanRadar deckt jeden der drei Teile ab.

Die Begehung. Ein Übergabeticket pro Bereich oder Einheit, mit einer Checkliste der Punkte, die bei der Übergabe geprüft werden. Jeder offene Punkt ist ein Mängelticket, verknüpft mit dem Checklistenpunkt, aus dem er entstanden ist, auf dem Plan verortet und dem Gewerk zugewiesen, das ihn beheben muss.
Das förmliche Protokoll. Das Übergabeticket wird von beiden Parteien unterschrieben und gesperrt. Hat Ihr Unternehmen ein festes Übergabeprotokoll, ist das Protokoll ein Projektbericht, der aus Ihrem eigenen PDF-Formular befüllt wird, mit den Übergabetickets als Anhang. Nach dem Einreichen kann er nicht mehr geändert werden.
Das Unterlagenpaket. Nachweise, Handbücher, Gewährleistungsunterlagen und Bestandspläne werden unter Dokumente in einer Ordnerstruktur abgelegt, die der Bauherr wiedererkennt. Der Bauherr erhält als Beobachter Zugang zum Projekt oder bekommt einen Export des gesamten Projekts.

SiteView ergänzt eine 360°-Dokumentation jedes Raums am Übergabetag.

Was PlanRadar nicht entscheidet, ist, ob die Leistung übergabereif ist oder was als geringfügiger Restpunkt gilt. Das ergibt sich aus Ihrem Vertrag. PlanRadar hält fest, was begangen wurde, was offen war, wer wann unterschrieben hat, und bewahrt die Unterlagen zusammen mit dem Protokoll auf.

Rollen und Workflow

Rollen

Rolle im Prozess	Typische Funktion	Arbeitsort	Aufgaben in PlanRadar
Übergabe vorbereiten	Projektleiter, Büro	Webapp, Büro	Erstellt die Formulare und die Ordnerstruktur unter Dokumente, sammelt die Unterlagen der Gewerke ein, erstellt die Übergabetickets
Unterlagen liefern und Punkte beheben	Auftragnehmer	Mobile App, Webapp	Laden Nachweise und Handbücher hoch, beheben offene Punkte, setzen sie auf Erledigt
Begehen und übergeben	Bauleiter	Mobile App oder Tablet, auf der Baustelle	Führt die Übergabebegehung mit dem Auftraggeber durch, füllt die Checkliste aus, erfasst offene Punkte, holt die Unterschriften ein
Abnehmen	Vertreter des Bauherrn, Käufer, Facility Manager	Auf der Baustelle, danach PDF oder Webapp als Beobachter	Begeht mit dem Bauleiter, unterschreibt, erhält die Unterlagen
Abschließen	Projektleiter	Webapp, Büro	Verfolgt die offenen Punkte bis zum Abschluss, übergibt die Projektdaten

Auftragnehmer sind kostenlos. Sie sehen nur die Tickets, die ihnen oder ihrer Gruppe zugewiesen sind, und können Tickets auf Erledigt, aber nicht auf Abgeschlossen setzen. Sie können Dateien in Anhangsfelder hochladen, für die sie Bearbeitungsberechtigung haben. So gelangen ihre Nachweise in das Übergabeticket. Der Vertreter des Bauherrn ist in der Regel Beobachter: Er sieht alle Tickets des Projekts und dessen Dokumente und ändert nichts. Lesen Sie mehr unter Benutzertypen.

Workflow

Der Prozess läuft in vier Phasen ab: vorbereiten, begehen, unterschreiben, abschließen.

Vorbereiten. Der Projektleiter erstellt das Formular „Übergabe“ mit seiner Checkliste, richtet die Ordner unter Dokumente ein, fordert von jedem Gewerk seine Unterlagen an und erstellt ein Übergabeticket pro Bereich.
Begehen. Der Bauleiter und der Vertreter des Bauherrn begehen jeden Bereich. Die Checkliste wird ausgefüllt und jeder offene Punkt wird zu einem Mängelticket, das mit dem Checklistenpunkt verknüpft ist.
Unterschreiben. Beide Parteien unterschreiben das Übergabeticket auf dem Tablet, wodurch es gesperrt wird. Wo ein Übergabeprotokoll erforderlich ist, wird es als Projektbericht ausgefüllt und eingereicht.
Abschließen. Die Gewerke beheben die offenen Punkte. Der Projektleiter schließt sie ab, vervollständigt das Unterlagenpaket und gibt dem Bauherrn Zugang oder einen Export.

Jede Phase wird in Übergaben: Workflows in PlanRadar erklärt.

Das Beispiel in diesen Artikeln

Ein Generalunternehmer übergibt ein fünfgeschossiges Bürogebäude an den Bauherrn. Der technische Projektleiter des Bauherrn begeht jedes Geschoss mit dem Bauleiter des Generalunternehmers, und der Facility Manager des Bauherrn übernimmt die Haustechnik. Vor der Übergabe muss jedes Gewerk seine Nachweise, Handbücher und Bestandspläne liefern. Offene Punkte aus der Begehung müssen innerhalb von vier Wochen behoben werden.

Das Beispiel verwendet ein Übergabeticket pro Geschoss und eines für die Haustechnik, ein Mängelformular für offene Punkte, das eigene Übergabeprotokoll des Unternehmens als Projektbericht und einen Ordner unter Dokumente pro Gewerk. Wo eine Entscheidung ebenso gut anders getroffen werden könnte, weist ein kurzer Hinweis auf die Alternative hin.

Planung Ihrer Übergabe-Einrichtung

Ein Übergabeticket wofür?

Ansatz	Geeignet, wenn	Zu bedenken
Eines pro Geschoss oder Bereich	Gewerbegebäude, die als Ganzes Bereich für Bereich übergeben werden	Wenige Tickets, eine Unterschrift pro Bereich. Das ist die Einrichtung im Beispiel
Eines pro Einheit	Wohnungen oder Einheiten, die an einzelne Käufer oder Mieter übergeben werden	Ein Ticket pro Einheit, von jedem Käufer unterschrieben. Erstellen Sie die Tickets gesammelt aus einer Tabelle
Eines pro Anlage	Haustechnik, die an den Facility Manager übergeben wird: Heizung, Lüftung, Elektro, Brandmeldeanlage	Jedes Anlagenticket enthält seine eigenen Inbetriebnahmeprotokolle und sein Betriebs- und Wartungshandbuch

Die meisten Gebäudeübergaben kombinieren den ersten und den letzten Ansatz: Bereichstickets für die Baukonstruktion, Anlagentickets für die Haustechnik. Wie Sie Tickets für Einheiten gesammelt erstellen, lesen Sie unter Tickets importieren & aktualisieren.

Was gehört auf die Checkliste?

Verwenden Sie ein Checklistenfeld im Formular „Übergabe“ für die Punkte, die bei jeder Übergabe geprüft werden. Eine übliche Auswahl:

Alle Mängel aus der Zeit vor der Übergabe abgeschlossen.
Reinigung erledigt.
Schlüssel und Zugangskarten übergeben.
Zählerstände erfasst.
Einweisung des Betriebspersonals erfolgt.
Nachweise und Handbücher übergeben.

Lassen Sie Ticketverknüpfung aktivieren für das Checklistenfeld eingeschaltet, was die Standardeinstellung ist. So wird ein offener Punkt direkt aus dem zugehörigen Checklistenpunkt als Mängelticket erstellt. Sie können die verknüpften Tickets auf Ihr Mängelformular beschränken. Der verknüpfte Mangel ist ein eigenes Ticket mit eigenem Zuständigen und Status. Verknüpfte Tickets in Checklisten sind für Pro- und Enterprise-Accounts verfügbar, die nach Februar 2022 erstellt wurden. Lesen Sie mehr unter Verknüpfte Tickets in Checklisten verwenden und Feldeigenschaften bearbeiten.

Werte, die festgehalten werden müssen, wie Zählerstände oder die Anzahl der Schlüssel, gehören in Zahlenfelder des Formulars, damit sie im Bericht erscheinen.

Wie wird die Übergabe unterschrieben?

Ansatz	Geeignet, wenn	Zu bedenken
Übergabeticket unterschreiben	Jeder Bereich oder jede Einheit wird einzeln abgenommen	Bis zu 10 Unterschriften pro Ticket. Das Unterschreiben sperrt das Ticket. Verwenden Sie Als jemand anderes unterschreiben für den Vertreter des Bauherrn, der ohne PlanRadar-Benutzer auf Ihrem Tablet unterschreibt
Projektbericht aus Ihrem eigenen PDF-Formular	Ihr Unternehmen oder Ihr Vertrag sieht ein festes Übergabeprotokoll vor	Das Layout des Protokolls bestimmen Sie selbst. Hängen Sie die Übergabetickets an. Nach dem Einreichen kann der Bericht nicht mehr geändert werden. Erfordert ein PDF-Formular, das mit Adobe Acrobat Pro oder einem ähnlichen Programm erstellt wurde. Projektberichte sind in den Plänen Pro und Enterprise verfügbar
Beides	Der Vertrag verlangt das förmliche Protokoll und Sie möchten die Unterschrift für jeden Bereich	Die Einrichtung im Beispiel. Das Protokoll deckt das Gebäude ab, die unterschriebenen Tickets decken jedes Geschoss ab

Unterschriften, Sperren und das Anhängen von Tickets an Projektberichte sind für Pro- und Enterprise-Accounts verfügbar, die nach Februar 2022 erstellt wurden. Aktivieren Sie Unterschriften in den Formulareinstellungen, wodurch auch das Sperren aktiviert wird. Lesen Sie mehr unter Tickets unterschreiben, Projektberichte und Formular-Einstellungen bearbeiten.

Wenn der Bauherr jeden Bereich lieber über einen Workflow förmlich freigeben möchte, statt vor Ort zu unterschreiben, verwenden Sie Ticketfreigaben. Lesen Sie mehr unter Freigaben.

Wie wird das Unterlagenpaket organisiert?

Der Bauherr sucht Unterlagen nach Gewerk oder nach Anlage, und das noch Jahre nachdem das Team des Auftragnehmers abgezogen ist. Organisieren Sie Dokumente so, wie der Bauherr suchen wird:

Ein Ordner pro Gewerk oder Anlage, zum Beispiel „04 Elektro“, mit Unterordnern für Nachweise, Betriebs- und Wartungshandbücher, Gewährleistungsunterlagen und Bestandspläne.
Ein Ordner für die Übergabedokumentation: das unterschriebene Protokoll, die Ticketberichte, die Liste der offenen Punkte.
Laden Sie neue Versionen einer Datei hoch statt neuer Dateien, damit der Bauherr immer die aktuelle Version öffnet. Dateiversionen sind für Enterprise-Accounts verfügbar, die nach Februar 2022 erstellt wurden. Lesen Sie mehr unter Erstellen und Verwalten von Dateiversionen.

Wenn Unterlagen geprüft werden müssen, bevor sie in das Paket aufgenommen werden, fordern Sie eine Freigabe für sie an. Freigaben sind für Pro- und Enterprise-Accounts verfügbar, die nach Februar 2022 erstellt wurden. Lesen Sie mehr unter Freigabe für Dokumente anfordern.

Die Dokumentenverwaltung ist für Pro- und Enterprise-Accounts verfügbar, die nach Februar 2022 erstellt wurden. Eine einzelne Datei kann bis zu 2 GB groß sein. Lesen Sie mehr unter Dokumentenmanagement.

Wie erhält der Bauherr die Daten?

Ansatz	Geeignet, wenn	Zu bedenken
Bauherr als Beobachter im Projekt	Der Bauherr möchte während der Gewährleistungsfrist Dinge nachschlagen	Kostenlos. Sieht alle Tickets und Dokumente. Schränken Sie bei Bedarf einzelne Ordner mit der Zugriffskontrolle ein
Export des Projekts	Der Bauherr braucht die Daten in seinen eigenen Systemen oder das Projekt wird archiviert	Eine ZIP-Datei mit allen oder gefilterten Tickets in Excel, den Plänen mit annotierten PDFs der Ticketpositionen, Fotos, allen Projektberichten und optional allen Dokumenten
Projekt von Anfang an im Account des Bauherrn	Der Bauherr nutzt PlanRadar für den Betrieb und möchte die Dokumentation in seinem eigenen Account	Der Bauherr lädt das Team des Auftragnehmers zum Projekt ein. Benutzer können in den Accounts mehrerer Unternehmen arbeiten. Auftragnehmer-Benutzer können keine Tickets erstellen, deshalb brauchen die Bauleiter des Auftragnehmers In-House Benutzer im Account des Bauherrn. Entscheiden Sie das vor Projektbeginn

Lesen Sie mehr unter Exportieren eines Projekts in der Webapp und Zugriffskontrolle für Dateien/Ordner.

Was zu vermeiden ist

Die Unterlagen erst in der letzten Woche einsammeln. Fordern Sie von jedem Gewerk seine Unterlagen an, sobald es mit der Arbeit beginnt, mit einem Anhangsfeld oder einem Ordner unter Dokumente zum Hochladen.
Offene Punkte in einem Textfeld des Übergabetickets. Sie lassen sich weder zuweisen noch verfolgen noch abschließen. Jeder Punkt ist ein Mängelticket.
Übergeben ohne Unterschriften. Eine Liste, die niemand unterschrieben hat, beweist nichts darüber, was vereinbart wurde.
Ein unterschriebenes Übergabeticket bearbeiten. Beim Entsperren werden alle Unterschriften entfernt. Wenn sich nach der Übergabe etwas ändert, halten Sie es in einem Kommentar oder einem neuen Ticket fest.
Eine Ordnerstruktur, die nur der Auftragnehmer versteht. Verwenden Sie die Gewerke- oder Anlagennummerierung des Bauherrn, falls er eine hat.
Das Projekt nach der Übergabe entfernen. Archivieren Sie es, exportieren Sie es oder behalten Sie den Bauherrn als Beobachter.

KI-Unterstützung für Übergaben

Schritt	Wie KI hilft	Feature
Übergabeformular erstellen	Ihre bestehende Übergabe-Checkliste in ein Formular mit Checklistenfeld umwandeln	Formulare mit KI erstellen und bearbeiten
Offene Punkte erfassen	Die Mangelbeschreibung während der Begehung mit dem Auftraggeber diktieren	Ticketfelder per Spracheingabe ausfüllen
Ein Gewerk setzt einen offenen Punkt auf Erledigt	Ein Agent erstellt ein untergeordnetes Prüfticket für den Bauleiter	Agent zur Lösungsverifizierung (Vorlage)
Ein Gewerk lädt einen Nachweis hoch	Ein Agent schreibt einen Kommentar oder eine E-Mail, wenn eine neue Datei in die Übergabeordner hochgeladen wird	Benutzerdefinierter Agent
Unterlagen prüfen	Ein unter Dokumente abgelegtes Handbuch oder einen Nachweis fragen, was darin steht, zum Beispiel das Prüfdatum oder das Wartungsintervall	Dokumenteneinblicke mit KI-Assistenten erhalten
Ein Dokument später finden	Dokumente in natürlicher Sprache durchsuchen, zum Beispiel „Inbetriebnahmeprotokoll der Sprinkleranlage“	Suchen nach Dokumenten mit KI-Assistent

Der Agent zur Lösungsverifizierung erstellt das untergeordnete Prüfticket mit demselben Formular wie der erledigte Mangel. Das Mängelformular braucht deshalb das Feld Übergeordnetes Ticket.

Ein KI-Agent erstellt immer nur ein Ticket, einen Kommentar oder eine E-Mail. Er kann ein Ticket nicht unterschreiben, sperren oder abschließen. Lesen Sie mehr unter KI-Agenten erstellen und verwalten.

Schritte zur Verwaltung von Übergaben in PlanRadar

Übergaben: Workflows in PlanRadar erklärt jede Phase: Formulare, Ordner und das Einsammeln der Unterlagen vorbereiten, die Übergabebegehung durchführen, die Übergabe und das Protokoll unterschreiben, die offenen Punkte abschließen und dem Bauherrn die Daten übergeben.

Weitere Möglichkeiten

Zeichnen Sie am Übergabetag eine SiteView-Begehung jedes Geschosses auf, als 360°-Dokumentation des Zustands bei der Übergabe. Lesen Sie mehr unter SiteView.
Erfassen Sie offene Punkte in Kellern und Technikräumen offline. Die Mobile App synchronisiert, sobald sie wieder online ist. Lesen Sie mehr unter Offline arbeiten.
Geben Sie jedem Gewerk nach der Begehung seine offenen Punkte als PDF. Lesen Sie mehr unter Ticketbericht (PDF) erstellen.
Zeigen Sie die Unterschriften mit Name und Zeitstempel im Ticketbericht des Übergabetickets an. Lesen Sie mehr unter Tickets unterschreiben.
Vergleichen Sie die finale Planversion mit früheren Versionen, bevor Sie Bestandspläne hochladen. Lesen Sie mehr unter Planversionen in der Webapp ansehen & vergleichen.
Arbeiten Sie für Mängel, die nach der Übergabe gemeldet werden, mit denselben Formularen und demselben Projekt weiter. Lesen Sie mehr unter Defect Management: Workflows in PlanRadar.

Aktualisiert am 29. Oktober 2026